Maak een success van je vergadering

Als de manier waarop je momenteel vergaderingen houdt goed werkt en effectief is, dan is het verkeerd om drastische veranderingen proberen in te voeren. Toch is het houden van vergaderingen dikwijls voor verbetering vatbaar.

Hoe dikwijls gebeurt het niet dat tijdens vergadering kostbare tijd verloren gaat. Soms is de richting van de vergadering niet duidelijk genoeg en soms zijn de aanwezigen niet bekend met hetgene men wil bereiken.
Een vergadering kan een echte motivatie-killer worden.

Effectieve en succesvolle meetings zijn het resultaat van vele factoren en hieronder geef ik een paar ideeën om ze nog wat te verbeteren.

tpsdave / Pixabay

Agenda

Zorg ervoor dat er een altijd een agenda is. Deze moet duidelijk zijn. Iedereen moet de agendapunten duidelijk begrijpen.

Laat de agenda ruim van tevoren rondgaan zodat iedereen de tijd heeft om zich voor te bereiden.

Om de opbouw van de vergadering te verbeteren, kan je elk item timen.

Alle vergaderingen vereisen een agenda, maar deze hoeft niet altijd uitgebreid te zijn. Regelmatig geplande vergaderingen kunnen eenvoudig worden geleid door de vorige vergaderingen kort te verspreiden en te becommentarieën

Verzoeken om input zijn erg belangrijk. Anders komt er halverwege de meeting toch een verzoek, waarop men zich dan niet voorbereid heeft en dit zorgt ervoor dat er nog meer tijd verloren gaat.

Verschillende soorten

Niet alle vergaderingen zijn hetzelfde; een creatieve bijeenkomst van een reclamebureau is niet hetzelfde als een wekelijkse routine-vergadering.  De sfeer en de locatie zijn belangrijke factoren in het succes van de bijeenkomst.
Soms kan het houden van een meeting in een speciale “setting” zorgen voor erg gunstige resultaten.

Feedback

Kijk gedurende de meeting naar de uitdrukking van de deelnemers. Zorg ervoor dat mensen die zich minder laten horen, ook gezegd hebben wat ze denken.

Controleer na de vergadering dat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt, of hun eigen verwachtingen bevredigd zijn en dat alle agendapunten voldoende besproken zijn.

To meet or not to meet

Niet alle vergaderingen zijn echt nodig zijn, soms kan een kort gesprek chat, e-mail of een telefoontje al volstaan. Het is ook niet altijd nodig dat iedereen aanwezig moet zijn gedurende de hele meeting. Laat toe dat mensen de vergadering vroeger kunnen verlaten. Iedereens tijd is immers kostbaar en niet iedereen moet aanwezig zijn voor de duur van de vergadering.

Streef naar een resultaat waar elke betrokkene het gevoel heeft dat er ook echt iets bereikt is. Als dit het geval is, kan men de meeting geslaagd noemen.

 

Heb jij ervaring met vergaderingen ? Heb je zelf ideeen om ze te verbeteren ?
Laat het ons weten via een commentaar.
Alvast bedankt!

By Ingrid V.

Creatieve 1000-poot en freelance trainer met interesses als GTD, productiviteit, persoonlijke ontwikkeling, management, blogging, technologie,

7 comments

  1. Het is erg belangrijk dat een vergadering grondig voorbereid wordt. Naast een duidelijk agenda, moeten ook de objectieven van de vergadering vastliggen. Vaak worden allerhande handouts uitgedeeld net voor of tijdens de vergadering. Dat laat weinig voorbereiding toe. Mijn ervaring is dat het vaak beter werkt als iedereen tijdens de vergadering een zelfde overzichtsschema kan bekijken: in plaats van stapels teksten te moeten doornemen, beschikt iedere deelnemer of 1 of 2 schema’s. Zelfs zonder een grondige voorbereiding zit iedereen onmiddellijk op dezelfde golflengte. De problemen worden duidelijk omschreven. Het onderscheid tussen belangrijk / onbelangrijk, opgelost / niet opgelost is onmiddellijk helder. Over het doel van de vergadering bestaat dan ook geen enkele twijfel.
    Ik heb erg positieve ervaringen met mind mapping.

  2. Bedankt voor je commentaar Robert!
    Ik sta ook erg open voor mindmapping. Binnenkort zal je hierover meer kunnen lezen op deze blog.

  3. Bedankt voor deze goede tips hier op je blog. Ik heb er zeker al wat mee opgestoken, en zal zeker ook anderen hiertoe doorverwijzen. Proficiat.

  4. 14971 735315I discovered your weblog post internet web site on the search engines and appearance several of your early posts. Always maintain the top notch operate. I additional the Feed to my MSN News Reader. Seeking forward to reading significantly a lot more on your part down the line! 219332

  5. 696350 930294This style is steller! You certainly know how to keep a reader entertained. Between your wit and your videos, I was almost moved to start my own weblog (properly, almostHaHa!) Wonderful job. I truly enjoyed what you had to say, and more than that, how you presented it. Too cool! 487236

Leave a comment

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.