21 tips om je productiviteit te vergroten – deel 1

1 van gemakkelijkste en efficiëntste manier om te werken aan je productiviteit is om je werkruimte en/of je bureau te optimaliseren.

“We begin to see, therefore, the importance of selecting our environment with the greatest of care, because environment is the mental feeding ground out of which the food that
goes into our minds is extracted.” Napoleon Hill

Hieronder volgen een aantal tips die je kan toepassen om het beste uit je werkomgeving te halen.

Kies je favoriete tip uit en probeer hem de komende week toe te passen. De volgende week kan je weer een nieuwe tip uitkiezen en deze dan ook weer gebruiken.
Voor je het weet is jouw werkplek erg georganiseerd en loopt alles op rolletjes.

 

Ana_J / Pixabay

1. Hou je bureau ordelijk en overzichtelijk

Dit wil niet zeggen dat je bureau elke dag leeg moet zijn. Hou alles wat je dikwijls gebruikt binnen handbereik maar leg de zaken die je niet zo veel nodig hebt, weg.

Sommige bureaus staan vol met overbodige rommel.

Gebruik een opbergsysteem om je papierwerk onder controle te houden. Op deze manier kan je alles wat je regelmatig nodig hebt, snel vinden.

Gebruik je lades om zaken die je niet dikwijls gebruikt, netjes op te bergen.
2. Zorg voor een aangename sfeer

Wij brengen een derde (!) van ons volwassen leven door op kantoor of in een werkomgeving. Maak je werkomgeving daarom zo aangenaam mogelijk. Geef een persoonlijke toets aan je werkplek: zet wat foto’s neer van je gezin of vrienden, of foto’s van die fantastische vakantie.
Sommigen fleuren hun bureau op met een klein en gemakkelijk te onderhouden plantje.

Het maakt niet uit wat voor jou werkt, zolang het je maar een aangenaam gevoel geeft( en niet storend is voor je collega’s).

3. Werk aan je klassement

Sommige mensen leggen hun  documenten of rapporten direct na gebruik weer op een vaste plaats.
Toch is er momenteel een tendens om deze activiteit te reserveren voor een bepaald moment gedurende de dag. Als je al je documenten gedurende de dag opruimt, zou het nadeliger zijn voor de concentratie en het breekt het werkritme.

Toch, op welk tijdstip je het ook doet (verspreid gedurende de dag of op 1 vast tijdstip), zorg ervoor dat je documenten een vaste plaats hebben.
In een vorig artikel schreef ik ook al hoe je je folders kan organiseren. Lees het hier.
4. Slechts 3 categorieën voor je inkomende papierwerk.

Als je regelmatig veel documenten op je bureau krijgt, is het verleidelijk om ze in veel kleine stapeltjes te ordenen. Probeer dit te vermijden. Het zorgt voor een overvloed aan rommel op je bureau en het is ook erg moeilijk om in de onoverzichtelijke stapel enige prioriteit te zoeken.

Verdeel je papieren in slechts 3 categoriën; zoiets als “ToDo”, “Opruimen” en “Doorsturen”. Op deze manier wordt alles overzichtelijker en vermijd je de val om documenten van de ene stapel naar de andere te verschuiven, zonder dat er ook effectief iets mee gebeurt.

5. Zet die email-alerts af!

Je krijgt gedurende de dag erg veel mails. Via de instellingen van je mail-applicatie kan je hiervoor op verschillende manieren gewaarschuwd worden (ofwel via een pop-up boodschap, via een geluidje, via een mail-icoontje, ofwel zelfs alledrie). Dit is niet alleen erg afleidend, maar het is ook erg verleidelijk omdat je toch wel graag wil weten wat er nu in het mailtje staat.

Maak het jezelf gemakkelijker om je te concentreren en zet die alert af. Als je echt iets belangrijks verwacht, kan je elk uur je mail nakijken. Anders is het zelfs beter om je mail op 2 (of 3 ) vaste tijdstippen te controleren. Als er echt dringende zaken zijn, dan zal men je wel bellen.
6. Vertrouw op je voice-mail

Je gsm is een enorme afleiding als je werkt. Als je echt geconcentreerd moet werken, zet je gsm dan stil (of uit) en laat de beller een boodschap inspreken.
Zo kan je je beter focussen op je taken en zal je ze sneller afwerken.

7. Neem elk uur 5 a 10 minuten pauze.

Pauze… het wordt erg onderschat.  We nemen er letterlijk de tijd niet voor.

Toch is het erg belangrijk: een pauze is verfrissend voor je hersenen en het zorgt voor een helder hoofd. Wie langer dan anderhalf uur erg geconcentreerd werkt, begint trager te werken, verliest zijn concentratie en denkt niet meer op z’n best. En het duurt even voor je het zelf doorhebt…

Maak er een  gewoonte van om elk uur even een korte pauze te nemen. Wandel even naar de koffiemachine en babbel met een collega; ga even naar buiten en adem wat frisse lucht in. Zorg ervoor dat je even van je bureau weg bent.
8. Eet ‘s middags NIET aan je bureau

Je ziet het dikwijls; sommigen eten achter hun bureau en beantwoorden dan snel nog wat mailtjes. Ze denken dat ze efficienter werken door zo te multi-tasken maar eigenlijk is het het tegenovergestelde : het is helemaal niet efficiënt.
Onze hersenen hebben regelmatig een pauze nodig. Maak er daarom een gewoonte van om niet achter je bureau te eten. Als je ergens anders eet, kan je nadien weer helemaal opgeladen terug keren.

9. Luister naar rustige muziek

Belangrijk hier is het woord “rustig”. Het ritme van rustige en eenvoudige  muziek is kalmerend en rustgevend, het helpt je om je beter te concentreren tijdens je werk. Hou het volume laag zodat de muziek een deel wordt van de omgevingsgeluiden. De muziek mag niet met je aandacht gaan lopen.

10. Koop een plantje

Ik vermeldde het al in punt 2. Zet een plantje op je werkplek: het geeft je omgeving een positieve en ontspannende toets. Onderzoek heeft uitgewezen dat werken in een omgeving met planten, een kalmerende invloed heeft.
Planten zorgen er ook voor de dat lucht die je inademt properder en gezonder is. Dit heeft dan weer een grote invloed op je hersenen en dus op je denken.
Natuurlijk moet je je kantoor niet in een tropische jungle veranderen, maar een paar onderhoudsvriendelijke planten maken een groot verschil.

Dit was het eerste deel van een aantal tips die jij kan toepassen in je werkomgeving. Zaterdag verschijnt het tweede deel.

By Ingrid V.

Creatieve 1000-poot en freelance trainer met interesses als GTD, productiviteit, persoonlijke ontwikkeling, management, blogging, technologie,

723 comments

  1. Hey there I am so excited I found your website,
    I really found you by mistake, while I was searching on Yahoo for something else,
    Regardless I am here now and would just like to say kudos for a
    incredible post and a all round enjoyable blog (I also
    love the theme/design), I don’t have time to go through
    it all at the moment but I have book-marked it and
    also added your RSS feeds, so when I have time I will be
    back to read a lot more, Please do keep up the superb work.

    Review my blog post; freshly hatched seeds

  2. I know this if off topic but I’m looking into starting my own blog and was curious
    what all is required to get set up? I’m assuming having a blog
    like yours would cost a pretty penny? I’m not very internet
    savvy so I’m not 100% positive. Any suggestions or advice would be greatly appreciated.
    Thanks

    Here is my web blog … http://www.fotosombra.com.br

  3. Hello! I know this is kinda off topic but I was wondering
    which blog platform are you using for this website? I’m getting
    tired of WordPress because I’ve had problems coping with eczema hackers and I’m looking
    at options for another platform. I would be great if
    you could point me in the direction of a good platform.

  4. Hi would you mind sharing which blog platform you’re
    working with? I’m planning to start my own blog in the
    near future but I’m having a difficult time choosing
    between BlogEngine/Wordpress/B2evolution and Drupal.

    The reason I ask is because your layout seems different then most blogs and I’m looking for something
    completely unique. P.S Sorry for being off-topic but I had to ask!

    my web-site thaipurchase.com

  5. Superb blog you have here but I was wanting to know if you
    knew of any discussion boards that cover the same topics
    talked about here? I’d really love to be a part of community where I can get suggestions from other knowledgeable people
    that share the same interest. If you have any suggestions, please let me know.
    Kudos!

    my web page: increase sexual desire

  6. Greetings I am so thrilled I found your site, I really found you by mistake,
    while I was looking on Aol for something else, Anyhow I am here now and would just like to say thank you for a incredible
    post and a all round exciting blog (I also love the theme/design),
    I don’t have time to browse it all at the moment but I
    have saved it and also added in your RSS feeds, so when I have time I will be back to read
    a lot more, Please do keep up the awesome jo.

  7. Superb site you have here but I was curious if you knew of any user discussion forums that cover
    the same topics talked about here? I’d really love to be a part of community where I can get responses from other knowledgeable
    individuals that share the same interest. If you have any recommendations,
    please let me know. Appreciate it!

  8. whoah this blog is fantastic i really like studying your articles.
    Stay up the good work! You realize, a lot of individuals are hunting
    around for this info, you could help them greatly.

Leave a comment

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.