Orde in je e-files!

Counselling / Pixabay

Hoewel we ook wel werken met papieren documenten, werken we voor het grootste deel toch voornamelijk met e-files. Daarom is orde en overzicht in je al electronische documenten erg belangrijk.

Toch zijn er maar weinig mensen die erin slagen te werken met een geordend systeem waarin overbodige rommel onbestaande is. Maar dit hoeft echt niet moeilijk te zijn. Met een paar eenvoudige stappen kan ook jij werken met een handig systeem om al je documenten te organiseren.

1. Doe gewoon hetzelfde zoals met je papieren documenten

Als je je papieren documenten moet bewaren, dan begin je met een grote algemene categorie en dan werk je zo steeds naar kleinere subcategorieën toe.
Je hebt een kast met al je financiële documenten, waarin je mappen bewaart per klant. Elke map van je klant kan je dan onderverdelen per jaar.

Op je computer doe je juist hetzelfde.
Je begint met 1 hoofdfolder die je daarna verdeelt in sub-folders. Hoe je dit aanpakt, kies je zelf.

Denk even na over je mappenstructuur.

2. Wees duidelijk in het geven van namen aan je folders

Soms kan het toch gebeuren dat je verschillendeversies van hetzelfde document bewaard. Zorg daarom voor een duidelijke benaming zodat je steeds weet, welke versie van je werk je nu gaat openen.
In plaats van “Voorstel Klant A” kan je beter kiezen voor “Voorstel Klant A dd 08102011”.

3. Vermijd die drang om toch af te printen

Langs de ene kant dromen we allemaal van een papierloos kantoor, maar langs de andere kant hebben we dikwijls die drang om een document of memo toch ook maar af te printen. We vinden het nu eenmaal prettiger om “iets” in onze handen te hebben.
Als je geen goede reden hebt om iets af te printen, doe het dan niet.
Bewaar het op je computer.

4. Ruim regelmatig eens op

Net zoals bij papieren documenten (die soms in grote stapels in een kast stof liggen te verzamelen)  kan je na verloop van tijd een grote hoeveelheid documenten hebben die je eigenlijk niet meer gebruikt omdat ze

a) niet meer relevant zijn of
b) niet meer up-to-date zijn.

Blader regelmatig eens door je folders en kijk eens of er documenten zijn,  die je het afgelopen half jaar niet meer geopend hebt. Is dit zo, denk dan eens na over de reden.
Ofwel beslis je om je document toch bij te houden. Doe dit dan in een aparte map “Archief”.
Anders is het misschien beter om je document ineens te deleten.

Je kan van deze opruim-tip een wekelijkse gewoonte maken. In het begin zal dit wat tijd in beslag nemen, maar als je regelmatig opruimt, wordt dit een taak die snel gedaan zal zijn.

5. Neem regelmatig een backup

We bewaren allemaal waardevol materiaal op onze computer. In de documenten in je folders zitten ongetwijfeld  vele werkuren.
Maak er een gewoonte van om toch  keer per week een backup te maken van al je files. Je kan hiervoor een externe harde schijf gebruiken of je kan het doen via een online backup service.

Kijk eens op deze website : hier vind je een aantal gratis online backup sites.

Als je een backup maakt, neem dan zoveel mogelijk data mee. Als je computer vastloopt, heb je altijd een kopie om op terug te vallen.

Heb je zelf nog tips om je electronische documenten overzichtelijk te bewaren ?
Deel jouw ervaring met de andere lezers door een commentaar achter te laten.
Bedankt!

By Ingrid V.

Creatieve 1000-poot en freelance trainer met interesses als GTD, productiviteit, persoonlijke ontwikkeling, management, blogging, technologie,

372 comments

  1. My programmer is trying to convince me to move to .net from PHP.
    I have always disliked the idea because of the costs.
    But he’s tryiong none the less. I’ve been using Movable-type on several websites for about a year and am anxious about
    switching to another platform. I have heard good things about blogengine.net.
    Is there a way I can transfer all my wordpress posts into it?
    Any help would be greatly appreciated!

    Here is my page … cannabis dispensaries-san diego

  2. My coder is trying to persuade me to move to .net from PHP.
    I have always disliked the idea because of the costs.
    But he’s tryiong none the less. I’ve been using WordPress on various websites for about a year and am concerned about switching to another
    platform. I have heard excellent things about blogengine.net.
    Is there a way I can import all my wordpress posts into it?
    Any kind of help would be really appreciated!

    Feel free to surf to my web page … growing cannabis

  3. Right now it appears like Expression Engine is the best blogging platform
    out there right now. (from what I’ve read) Is
    that what you are using on your blog?

  4. fantastic points altogether, you simply gained a logo
    new reader. What could you suggest in regards to your submit that you just made a
    few days ago? Any positive?

    My web page; Alonzo

  5. It’s nearly impossible to find educated people on this subject, but you seem like you know what
    you’re talking about! Thanks

  6. Appreciating the persistence you put into your site and in depth information you offer.
    It’s awesome to come across a blog every once in a while that isn’t the
    same unwanted rehashed information. Fantastic read! I’ve saved your site and
    I’m including your RSS feeds to my Google account.

  7. I’ve been surfing online more than three hours today, yet I never found any interesting article like yours.
    It’s pretty worth enough for me. In my opinion, if all site
    owners and bloggers made good content as you did, the internet will be
    much more useful than ever before.

  8. My wife and i got quite thrilled that Ervin managed to round up his homework with the precious recommendations he made when using the blog. It is now and again perplexing to simply possibly be giving away tricks that some people could have been making money from. And we also understand we have got the blog owner to appreciate because of that. Those explanations you made, the simple blog menu, the relationships you will help to promote – it’s many extraordinary, and it is assisting our son and the family recognize that this subject matter is pleasurable, which is certainly extraordinarily mandatory. Thank you for all!

  9. I just wanted to type a small word to express gratitude to you for the stunning tips and hints you are sharing at this site. My long internet search has now been rewarded with professional content to exchange with my companions. I would believe that most of us visitors actually are extremely lucky to live in a wonderful website with so many marvellous individuals with insightful concepts. I feel rather lucky to have encountered your website and look forward to some more cool times reading here. Thank you again for a lot of things.

Leave a comment

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.