8 tips om je folders slim te gebruiken

Als je werkt met allerlei teksten, grafieken, presentaties en andere documenten, dan is de kans groot dat je er veel op je computer zal hebben staan.
Hoe meer bestanden je hebt, hoe langer het duurt om het juiste bestand te zoeken.

Ook al gaat het maar om een paar minuutjes…als je al die kleine momentjes optelt, zal je verstelt staan van het aantal verloren minuten.

Door al je bestanden op een effectieve manier te beheren, kan je orde scheppen in al die wirwar van bestanden.

Net zoals bij papieren documenten, is het ook bij digitale bestanden noodzakelijk om een goede structuur en organisatie te handhaven. Zo vermijd je dat bestanden verloren gaan of niet meer gevonden worden.

Of je je bestanden nu op je eigen harde schijf opslaat, of op een gedeelde map in een netwerk, als je deze bestanden goed georganiseerd bewaart, dan bespaar je je veel tijd.

vonriesling / Pixabay

Hieronder volgen een aantal tips die je misschien kan gebruiken.

Gebruik Documents.
In Windows 7 en Windows Vista heet het Documents, in Windows XP heet het MyDocuments.

Als je Documents opent (klik Start en dan Documents ) krijg je een gemakkelijke manier om je persoonlijke documenten te vinden.

Door Documents te gebruiken, kan je gemakkelijker…

  • Bestanden vinden.
  • Bestanden backuppen .
    Door al je bestanden op 1 plaats te bewaren, kan je ze ook in 1 keer allemaal tegelijk backuppen. Je vergeet geen bestanden.
  • Bestanden apart houden van je programma’s
    Door bestanden apart te houden, verklein je het risico om ze per ongeluk te deleten als je programm’s installeert of upgradet.

 

Gebruik een consequente methode om je bestanden en folders te benoemen
1.
Gebruik korte namen
Je hebtde mogelijkheid omlange namen te gebruiken maar deze zijn moeilijker om te lezen.
Gebruik afkortingen zoals MGT voor management of BH voor de boekhouding. Deze namen zijn meer beschrijvend en je krijgt sneller het gewenste resultaat bij een zoek-opdracht.

 2.Geef specifieke namen aan documenten
Je vindt documenten sneller terug als je ze namen geeft, waarop je gemakkelijk kan zoeken, zoals modelnummers, project namen,  …

 

Maak een onderscheid tussen lopende en afgelopen taken/werk
Om de Documents folder niet te uitgebreid en onhandig in gebruik te maken, gebruik hem alleen voor documenten waar je actief mee werkt.
Op deze manier kan je het aantal files dat je moet doorzoeken, beperken.

Evalueer dit systeem elke maand; kijk na of er bestanden zijn, die je niet meer gebruikt en verplaats ze dan naar een andere plaats (zoals een speciale archief folder of een externe harde schijf, …)

 

Soort bij soort
Zetsoortgelijke documenten in dezelfde map (bijvoorbeeld foto’s die bij een project horen, handleidingen in .pdf formaat, …).

Ook op deze manier kan je weer sneller het juiste document vinden.

 

Vermijd grote folder structuren.
Soms gebruiken we een subfolder, die dan op zijn plaats weer een aantal subfolders heeft.
Er is niets mis met subfolders, alleen mag je de hierachie niet te diep maken. Dit maakt het zoeken weer erg moeilijk.
Als je merkt dat je veel subfolders hebt, is het misschien beter om je folders eens alfabetisch te ordenen.

 

Gebruik shortcuts en shortcut links in plaats van veelvoudige kopieën
Als je een bepaalde file nodig hebt op verschillden folderlocaties, maak dan niet elke keer een kopie. Maak shortcuts.
(Om een shortcut te maken : klik rechts op het document en kies Create Shortcut. Je kan deze shortcut dan zelf verplaatsen naar de folder die jij kiest)

Gebruik Thumbnails
Als je in mappen zoekt, doe dit dan via het Tumbnail View. Op deze manier kan je visueel zoeken. Als je bovendien nog een afbeelding of een herkenbaar logo op de eerste pagina van je document hebt staan, gaat het eens zo snel.  Om te weten hoe je je folders in Thumbnail View ziet, kan je kijken in de Windows Help en HowTo

 

Geef je mappen een kleur!
Folderico is een gratis programmaatje waarmee je erg gemakkelijk de kleur of het icoontje van je folders kan wijzigen.
Klik hier voor meer uitleg en voor download!

Heb jij nog andere tips om je folders en files overzichtelijk te houden ?
Als je wil, mag je ze hier achterlaten voor de andere lezers.
Alvast bedankt!

By Ingrid V.

Creatieve 1000-poot en freelance trainer met interesses als GTD, productiviteit, persoonlijke ontwikkeling, management, blogging, technologie,

517 comments

  1. I wish to voice my love for your kindness giving support to men who should have guidance on in this content. Your personal dedication to passing the message all around turned out to be especially significant and have all the time encouraged those much like me to realize their endeavors. Your entire helpful key points indicates so much to me and a whole lot more to my colleagues. With thanks; from everyone of us.

  2. I must show appreciation to you just for rescuing me from this type of incident. Just after surfing through the search engines and coming across concepts which were not productive, I assumed my entire life was well over. Existing without the presence of solutions to the issues you’ve resolved by way of this article is a crucial case, as well as the kind that would have in a negative way damaged my entire career if I hadn’t come across the website. The competence and kindness in maneuvering every item was crucial. I’m not sure what I would’ve done if I hadn’t discovered such a subject like this. I can at this moment look ahead to my future. Thanks a lot very much for this reliable and amazing guide. I will not hesitate to suggest your web sites to anyone who should get recommendations about this problem.

  3. Thanks so much for giving everyone an extraordinarily splendid opportunity to read articles and blog posts from this blog. It is always very brilliant and also stuffed with fun for me and my office fellow workers to visit your website at least thrice per week to read the fresh secrets you have. And indeed, I’m so at all times impressed with the effective solutions you serve. Selected 1 areas in this posting are in fact the most effective we’ve ever had.

  4. Hello very cool website!! Man .. Excellent .. Wonderful ..
    I’ll bookmark your site and take the feeds also…I am happy to search
    out so many useful information right here in the publish, we’d like work out extra techniques in this regard, thank
    you for sharing.

    Also visit my website :: sexual intercourse

  5. We would like to thank you once again for the beautiful ideas you offered Janet when preparing a post-graduate research as well as, most importantly, with
    regard to providing all of the ideas in a single blog post.
    If we had known of your web-site a year ago, we’d have been rescued from the nonessential measures
    we were choosing. Thanks to you.

    my web blog; cannabis seeds exist

  6. Nice read, I just passed this onto a colleague who was doing some research on that.
    And he actually bought me lunch as I found it for him smile Thus let me rephrase that:
    Thanks for lunch!

    Here is my website: 86x.org

  7. hello!,I love your writing very so much! proportion we
    keep in touch more approximately your post on AOL? I need an expert in this house to unravel my problem.
    Maybe that’s you! Looking forward to peer you.

    Feel free to visit my web blog sex tips for women

  8. Greetings from Carolina! I’m bored to death at work so I decided to browse your website on my iphone during lunch break.
    I really like the information you present here and can’t wait to take a look when I
    get home. I’m surprised at how quick your blog loaded on my cell phone ..

    I’m not even using WIFI, just 3G .. Anyways, very good blog!

    Feel free to surf to my web-site :: houston getting treatment

  9. Hey! Do you know if they make any plugins to assist with SEO?
    I’m trying to get my blog to rank for some targeted keywords but I’m
    not seeing very good gains. If you know of any please share.
    Thank you!

    Look at my web site seeds exist

Leave a comment

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.