In bedrijven is het sturen van een email 1 van de meeste gebruikte manieren om te communiceren. Zelfs mensen die bezwijken onder een overvolle inbox, blijven nog altijd mails sturen.

Waarom is emailen zo populair ?
Omdat het gemakkelijk is. Zonder dat je ze moet storen, kan je vrienden of collega’s bereiken en hen een boodschap doorgeven.

Maar die populariteit heeft ook zijn nadelen.
Soms sturen mensen te pas en te onpas mailtjes. Niet iedereen is op de hoogte van de “sociale etiquette” die je hanteert als je mails verstuurt.

  • Af en toe hoor je mensen klagen omdat ze ineens ingeschakeld worden in een mailconversatie, waar ze eigenlijk geen boodschap aan hebben.
  • Soms storen mensen zich aan emails omdat deze email is opgemaakt met allerlei kleurtjes en te veel afbeeldingen bevat.
  • Niet iedereen vindt het prettig om op zijn werk filmpjes en grapjes te ontvangen van vrienden van de sportclub.

Klik op deze link voor een artikel over email etiquette dat ik eerder op MindWell schreef.

Hierover een overzicht van regels of richtlijnen die je kan volgen zodat je je mailprogramma zo efficient mogelijk gebruikt ….

Hieronder een overzicht van een aantal regels over email etiquette op de werkvloer.

A Over TO-CC-BCC en SUBJECT van je mail

1. Gebruik het TO-veld spaarzaam

Als er veel mensen deelnemen aan een mailconversatie, beperk dan het aantal mensen in het TO-veld; hierin staan enkel de mensen die het onderwerp van de mail echt aangaan. De andere mensen plaats je in het CC-veld.

Er wordt veel tijd verspild als je iedereen zomaar in het TO-veld van je mail zet. Dikwijls wordt in een mail een bepaalde actie verwacht van iemand en dat is de persoon aan wie je de mail adresseert; dus in het TO-veld. De anderen – indien nodig- zet je in CC.

2. Gebruik het CC-veld spaarzaam.

Dit is een eenvoudige regel. Het is niet omdat je geen postzegel op je “brief” moet kleven, dat je iedereen in het gebouw die mail moet sturen. Alleen personen voor wie de inhoud van de mail relevant is, staan in het CC-veld. Personen die niet deelnemen aan de conversatie en die geen toegevoegde waarde hebben, laat je weg.

3. Reply all.

Gebruik niet de reply all knop als je iemand wil bedanken.  Misschien stond het hele team in de oorspronkelijke mail, maar soms is het echt niet nodig dat iedereen een mail krijgt met een dank-woord of een kleine nabespreking.

Denk altijd even na voor je op de reply all knop klikt.

4. Gebruik BCC niet !

Het BCC veld is 1 van de meest verkeerd begrepen en verkeerd gebruikte opties van een email.

Dit is de vuistregel : als iemand de boodschap moet krijgen, dan zie je hem in de mail staan.

Probeer niet de slimmerik uit te hangen of op een listige manier iets te forceren door een vriend of een directe verantwoordelijke in het BCC-veld te zetten. Dit zal zich vroeg of laat altijd tegen jou keren.

BCC wordt alleen gebruikt bij distributielijsten. Je wil bijvoorbeeld een mail sturen naar al je klanten met de promoties voor de komende maand. Je wil natuurlijk maar 1 mail sturen. Je zet al je klanten in het BCC-veld  en zo blijven al je klanten ten opzichte van elkaar anoniem.

Waarom is het belangrijk om deze regel 1 tot 4 juist te gebruiken ?

Als jij een mail stuurt, maakt het eigenlijk allemaal niet uit of je naar 1 of naar 100 mensen een mail stuurt.
Maar als jij een mail krijgt, dan is het wel belangrijk. Je wil uiteindelijk alleen maar mails ontvangen die voor jou belangrijk zijn. Alle andere mail is alleen maar tijdverspilling.

Denk dus even na over naar wie je je mails stuurt.
Je zal er dankbaar voor zijn, als die anderen dat ook doen , als ze naar jou een mail sturen.

 

5. Kies een duidelijk subject –line

De subject-line is een erg belangrijk deel van je mail. Ze vertellen de ontvanger waarover je mail gaat. Het is een beetje een evenwichtsoefening. Zet niet te veel details in je regel maar te vaag is ook niet goed.

  • “projectmeeting”

= niet specifiek genoeg

  • “evaluatie eerste kwartaal project kostberekening voor alle senior-profielen en bespreking van alle formulieren op de website” 

Ik geef toe dat dit voorbeeld wat bij z’n haren getrokken is maar dit is geen duidelijke onderwerp-regel.
Het zou beter zijn om dit in twee verschillende mails door te sturen

  • “evaluatie eerste kwartaal project kostberekening”

deze lijn  is kort en bondig en dekt waarschijnlijk de lading van de mail 

 

B Opmaak van de mail

6. Gebruik geen kleur

Schrijf je mailtjes niet in flashy rood of groen. Sommige collega’s zullen zelfs niet de moeite doen om je mail te lezen. Wat zou je ervan denken als je intern memo van hogerhand zou krijgen waarop met oranje en groen potlood geschreven is.
Is dit bij jullie bedrijf toch het geval, negeer deze regel dan.:-)

7. Gebruik de opmaak alleen als het nodig is

Veel mensen vinden de HTML effecten zoals tabellen, tekstboxen, gekleurde achtergronden, bewegende gifjes, …. niet erg prettig om te lezen in een mail.

Probeer spaarzaam om te gaan met deze dingen. Sommige effecten zoals bold, italic en bullets maken een mail wel duidelijker. Je boodschap wordt sneller begrepen.

8. Je handtekening.

Zorg dat je handtekening zakelijk blijft. Vermeld je telefoon- en faxnummer en eventueel je mobiele nummer.

Sommige bedrijven plaatsen het bedrijfslogo onder de handtekening (soms is dit zelfs verplicht!) maar plaats zelf niet zomaar lukraak afbeeldingen of slogans in je handtekening.

 

C Inhoud van de mail

9. Hou het kort en bondig

Zet je belangrijkste punt, vraag of mededeling aan het begin van je mail. Indien nodig geef je nadien meer details.
Laat aan het begin van je bericht duidelijk  zien waarom je deze mail stuurt. Er is niets zo ergerlijks en tijdverspillends om een mail te moeten doorworstelen en pas aan het einde van het bericht te weten waarover het gaat. Het is zelfs zo dat als je de gewoonte hebt om lange mails te sturen, dat de kans dat erop gereageerd wordt kleiner is dan wanneer je een bondig verzoek stuurt. Het is gewoon te veel werk om die lange mail te lezen. Zo’n mail wordt uitgesteld en spijtig genoeg dan ook dikwijls vergeten.

10. Stel niet te veel overbodige vragen

Kijk even na of bepaalde vragen al niet gesteld zijn  in eerdere mailings. Soms gebeurt het dat iemand anders uit je team eenzelfde vraag al eens gesteld had.  Jij verliest er niet aleen tijd door, door te vraag te stellen (als je ze duidelijk wil formuleren) maar de ontvanger van de mail verliest ook tijd door de vraag te beantwoorden.  Zelfs als hij naar de eerdere mail verwijst, is dit voor iedereen tijdverspilling.

11. Pas op met attachments

Als jeen groot bestand wil sturen, kan je het beter uploaden naar een folder op het netwerk en die persoon dan gewoon een link te sturen.

In sommige bedrijven worden zelfs mails vanaf een bepaalde grootte niet verstuurd. Je moet dan eerst toelating vragen aan iemand van de IT-afdeling.

12. Schrijf je mail en kijk hem daarna na

Denk even na wat je wil zeggen en begin dan gewoon te schrijven. Verspil niet te veel tijd aan de opmaak, aan waar je een nieuwe paragraaf begint en waar je een witregel gebruikt.

Als je alles hebt opgeschreven wat je wil zeggen, lees dan na. Verander sommige woorden of verwissel ze van plaats. Komt je boodschap over zoals je ze bedoeld had ?

Vergeet je spelling niet te checken.

 

D Etiquette

13. Gebruik niet alleen maar HOOFDLETTERS

Nooit.
Als je een woord in hoofdletters typt, dan staat dit gelijk aan ROEPEN!  Daar is in een mail geen enkele reden voor. Als je een woord wil benadrukken, gebruik dan de bold versie of onderlijn je woord.

14. Opgelet met de prioriteit van mails

In sommige mailprogramma’s zoals Outlook kan je het uitroepteken gebruiken om je mail te markeren als een belangrijke boodschap.

Dit uitroepteken is een belangrijk middel om de aandacht te vragen voor een bepaalde mail. Toch mag je het niet zomaar gebruiken. Als je al je mails zo markeert -omdat je vindt dat AL jouw mails belangrijk zijn en omdat je snel een antwoord wilt – gaan je collega’s deze mails stillaan negeren ( of niet zo snel benatwoorden) omdat je de kracht van de belangrijkheid begint te misbruiken. Je collega’s worden als het ware overstelpt met zogezegde belangrijke mails , …

15. Verwacht nooit direct een antwoord

15 jaar geleden was een email nog een erg snel medium : als je snel een antwoord wou, dan stuurde je een mail. We zijn tegenwoordig allemaal op een zo erg directe manier met elkaar verbonden, dat email gelijk is aan “snail mail” . Email is een beetje zijn belangrijkheid verloren. Als je een snel antwoord wilt, dan stuur je een sms bericht of je neemt de telefoon.
Als je vroeger iets wou weten over een bepaald product, dan mailde je naar info@…… Nu gooi je je vraag gewoon op Twitter.

Als je meer wil lezen over “Email is de nieuwe snail mail” : de gloriedagen van email zijn voorbij.

16. Gebruik je telefoon

Deze etiquette-regel is een vervolg op de vorige. Als je snel een duidelijk antwoord wil, is het soms gemakkelijker om je telefoon te gebruiken.

Als je ziet dat een bepaalde email conversatie geen duidelijke richting uitgaat, neem dan je telefoon en ga een gesprek aan met de andere persoon.

Heb je als een geprobeerd om per mail met iemand af te spreken ? J  Bel die collega of vriend gewoon op  en binnen 2 minuten is de afspraak geregeld.

17. Je email adres van het bedrijf is voor “werk”

Gebruik je emailadres waarop je professioneel te bereiken bent, niet voor allerlei persoonlijke zaken. Natuurlijk geef je dit adres aan je vrouw (of man ) en aan sommige van je vrienden. Zo kunnen je ze soms snel nog een laatste boodschap doorgeven. Maar als je je wil abonneren op allerlei nieuwsbrieven die niets met je werk te maken hebben, is het correcter om een Gmail of Hotmail adres te gebruiken. Deze zijn trouwens gratis. Als sommige van je vrienden niets liever doen dan allerlei filmpjes door te sturen, laat hen dan ook weten dat ze dat beter doen op je andere alternatieve mailaccount.

Dit waren een aantal “email-wetten” die je waarschijnlijk al wel kende.

Wat is jou ervaring met email-etiquette ? Zijn er op je bedrijf duidelijke richtlijnen over het gebruik van email?
Ik hoor graag je mening. Alvast bedankt!

Soortgelijke artikels: