In de bedrijfswereld is het gebruik van email helemaal ingeburgerd; er worden bijna geen gewone brieven meer verstuurd en zelfs telefoneren gebeurt niet meer frequent.

Mailen is een prima manier van communiceren maar het wordt dikwijls misbruikt.

bloomingmimosa / Pixabay

Hieronder  17 suggesties voor een betere email communicatie en etiquette

1. Begrijp het verschil tussen “To” en “CC.”
Dit is een vuistregel : hoe meer mensen jouw mail krijgen, hoe minder kans dat jij antwoord zal krijgen en hoe minder kans dat de handeling of actie waarom jij vroeg, zal uitgevoerd worden.
De mensen die jij in het “To” veld zet, zijn de mensen van wie jij wil dat ze je mail lezen en van wie jij ook effectief een antwoord of actie verwacht.
Gebruik het “CC” veld spaarzaam; dit is enkel voor wie op de hoogte moet blijven.

2. Hou je bericht kort en bondig.
Zet je belangrijkste punt, vraag of mededeling aan het begin van je mail. Indien nodig geef je nadien meer details.
Laat aan het begin van je bericht duidelijk  zien waarom je deze mail stuurt. Er is niets zo ergerlijks en tijdverspillends om een mail te moeten doorworstelen en pas aan het einde van het bericht te weten waarover het gaat. Het is zelfs zo dat als je de gewoonte hebt om lange mails te sturen, dat de kans dat erop gereageerd wordt kleiner is dan wanneer je een bondig verzoek stuurt. Het is gewoon te veel werk om die lange mail te lezen. Zo’n mail wordt uitgesteld en spijtig genoeg dan ook dikwijls vergeten.

3. Bespreek niet meerdere onderwerpen in 1 mail.
Bespreek niet verschillende onderwerpen in 1 mail. Stuur inplaats daarvan meerder mails per onderwerp en kies een goede onderwerp-regel (subject-line) voor je mail.
Het is veel gemakkelijker om je mails te sorteren per onderwerp-regel. Zo kan je een mooi overzicht houden in je mailbox.
Ook als je nadien eventueel je mailtje moet doorsturen naar andere personen, dan krijgt die derde partij ook geen onnodige informatie op zijn scherm.
Wie zich houdt aan de regel “1 onderwerp per mail”, draagt bij tot een bondig en overzichtelijk mailverkeer en heeft een grotere kans om antwoord te krijgen.

4. Antwoord zo stipt mogelijk.
Ik vind niet dat een mailtje binnen de 10 minuten beantwoord moet worden. Als er echt iets dringends is, kan men beter de telefoon nemen. Het continue beantwoorden van je mails is een enorme tijdsverslinder. Ik schreef er ook al een artikel over, namelijk email is de nieuwe snail mail. Het is ruim voldoende als je twee of drie keer per dag, op een vast tijdstip, je mails beantwoordt. (tenzij je natuurlijk op een klantendienst of helpdesk zit).
Toch is het belangrijk om steeds stipt en accuraat je mails te beantwoorden.

5. Denk goed na over je toon of nuance
Bij het lezen van een mail heb je niet het voordeel van de stembuiging, toon en andere niet-verbale respons (zoals je wel hebt bij een gesprek ). Daarom is het erg belangrijk dat je even stilstaat bij de toon van je mail. Vooral het gebruik van sarcasme is gevaarlijk. Doordat je geen toon in je mail hebt, kan een bepaalde boodschap al eens harder aankomen, dan eigenlijk bedoeld was. Probeer zo zakelijk mogelijk te blijven in je mails.

6. Gebruik je mail niet om kritiek te geven.
Email is een fantastische manier om iemand te loven en goede commentaar te geven.  Het is echter geen gepaste manier voor kritiek. De kans is erg groot dat je dat je iemand beledigt en dan mis je volledig je bedoeling. Het geven van kritiek of een terechtwijzing gebeurt beter face-to-face. Nog gevaarlijker is het geven van kritiek op een derde partij. Een email leeft eeuwig en kan gemakkelijk doorgestuurd worden. Op deze manier kan je een enorme discussie of conflict veroorzaken.

7. Stuur nooit een antwoord als je kwaad bent.
In het heetst van de strijd heb ik al sublieme antwoorden verstuurd. Ik heb al dingen opgeschreven die ik nooit persoonlijk gezegd zou hebben. Juist daarom mag je nooit een mail sturen als je kwaad bent. Zo’n kwade mail leidt nooit tot het gewenste resulataat. Integendeel…
Als het je beter laat voelen, schrijf die mail en delete hem dan. Meestal een dag of twee nadat je die kwade mail niet stuurde, begrijp je de wijsheid van je besluit om hem te deleten.

8. Gebruik niet te dikwijls “reply to all.”
Een tijdje geleden kreeg ik een mail van iemand die wou weten of ik tijdens een workshop een gewonen of een vegatarische lunch wou. Hij verstuurde deze mail naar alle deelnemers. Geen probleem maar sommige van de deelnemers beantwoorden deze mail door de “reply to all” te gebruiken en zo verstuurden zij hun antwoord naar iedereen in de lijst. Op deze manier krijg je natuurlijk erg veel mails in je inbox. In dit voorbeeld gaat het om een onschuldig antwoord, maar je wil natuurlijk niet altijd dat anderen jouw antwoord kunnen lezen. Gebruik alleen de “reply to all” knop als iedereen ook echt op de hoogte moet zijn van jou antwoord.

9. Stuur geen kettingbrieven door.
Kettingbrieven zijn meestal nutteloos en zorgen voor extra Rommel in je inbox. 9 van de tien keer is een kettingbrief een hoop onzin of een “broodje aap” verhaal.

10. Zet niemand zomaar in CC als vorm van dwang.
Je kan iemands manager of verantwoordelijk in CC zetten, al seen vorm van beleefdheid. Ik doe dit als ik iets vraag aan iemand die geen echte bevoegdheid heeft. Zo denkt zijn manager niet dat ik hem wil passeren : hij blijft op de hoogte omdat hij in CC staat, maar er wordt geen actie verwacht van hem verwacht. De ondergeschikte persoon kan de actie uitvoeren en moet niet passeren langs de hierarchie. Iedereen gelukkig op deze manier.
Het is echter geen goed idee als je iemands manager of verantwoordelijke in CC zet, als vorm van subtiele (of niet zo subtiele ) vorm van dwang.  Je zou in de verleiding kunnen komen om dit te doen als je eerder geen antwoord hebt gekregen op je mail. Doe dit niet en neem dan  gewoon de telefoon. Er is waarschijnlijk een reden dat je geen antwoord kreeg; neem de telefoon en praat het uit. Dit is altijd beter dan een verantwoordelijke in CC zetten. Zo zet je je communicatie en toekomstige samenwerking op het spel.

11. Gebruik de “high priority” vlag niet te pas en te onpas.
Veel email-programma’s hebben de mogelijkheid om bepaalde prioriteit te geven aan mails. “High priority” moet gereserveerd worden voor berichten die echt dringend zijn. Als je de High priority-vlag te pas en te onpas gebruikt, dan zullen je berichten na een tijd gewoon genegeerd worden.

12. Schrijf niet alles IN HOOFDLETTERS.
Het gebruik van hoofdletters is eigelijk hetzelfde als roepen. Doe dit niet. Het werkt averechts.

13. Verstuur of forward geen mails met beledigende, rascistische, lasterlijke of obscene inhoud.
Wie dit doet, begeeft zich op glad ijs. Je kan hiervoor aangeklaagd og beboet worden.

14. Gebruik een handtekening met al je contactinformatie.
Het gebruik van een handtekening met al je contactinformatie zoals email, zakelijk telefoonnumer en faxnummer is een vorm van beleefdheid tegenover de mensen dien jou mails krijgen. Het vermindert ook het aantal mailberichten omdat men op deze manier altijd direct naar de juist persoon kan mail en niet eerst naar bepaalde mensen moet bellen of mailen vooraleer men je gegevens heeft.

15. Voorzie “als..dan..” oplossingen in je mail.
Deze tip heb ik uit het boek van Tim Ferris, auteur van “Een werkweek van 4 uur”. Om het onnodig over en weer  gemail te voorkomen, stelt hij voor om opties en oplossing in je mail te geven. Je stelt jezelf proactief op in je mail.

In plaats van een gewoon “Kunnen we om 11 uur afspreken ?” , zeg je “Kunnen we om 11 uur of om 13 uur afspreken ? Als beide tijdstippen niet mogelijk zijn, dan graag een voorstel voor de dag nadien.”
Wie op deze manier (proactief ) zijn bericht opstelt, zal sneller resultaat krijgen.

16. Gebruik je spellingschecker.
Ga ernstig om met je berichten en je spelling. Je mails representeren je. Wie woorden verkeerd spelt of dt-fouten maakt, geeft een verkeerde indruk. Niet iedereen kan foutloos schrijven, maar er bestaan gnoeg spellingscheckers op het internet zodat het toch mogelijk moet zijn dat iedereen foutloos een bericht kan opstellen.

17. Herlees je mail voor je hem verstuurt.
Probeer er een gewoonte van te maken om elke mail te herlezen voor je hel verstuurt. Ook al je weet dat je geen spellingsfouten maakt, dan kan het toch nog gebeuren dat je vingers je gedachten niet kunnen volgen en dat je per ongeluk twee letters verwisseld.

Herlees je mail en kijk goed na of er geen fouten in staan. Zorg ervoor dat je bericht duidelijk en transparant is. Kijk even het bericht ook aan de juiste personen geadresseerd is.

Heb jij nog andere suggesties die je aan dit overzicht kan toevoegen ? Is er iets wat het gebruik van emaill betreft, waar jij je echt aan stoort ?
Deel jouw mening met de andere lezers van MindWell.

Bedankt!

Soortgelijke artikels: