1 van gemakkelijkste en efficiëntste manier om te werken aan je productiviteit is om je werkruimte en/of je bureau te optimaliseren.

“We begin to see, therefore, the importance of selecting our environment with the greatest of care, because environment is the mental feeding ground out of which the food that
goes into our minds is extracted.” Napoleon Hill

Hieronder volgen een aantal tips die je kan toepassen om het beste uit je werkomgeving te halen.

Kies je favoriete tip uit en probeer hem de komende week toe te passen. De volgende week kan je weer een nieuwe tip uitkiezen en deze dan ook weer gebruiken.
Voor je het weet is jouw werkplek erg georganiseerd en loopt alles op rolletjes.

 

Ana_J / Pixabay

1. Hou je bureau ordelijk en overzichtelijk

Dit wil niet zeggen dat je bureau elke dag leeg moet zijn. Hou alles wat je dikwijls gebruikt binnen handbereik maar leg de zaken die je niet zo veel nodig hebt, weg.

Sommige bureaus staan vol met overbodige rommel.

Gebruik een opbergsysteem om je papierwerk onder controle te houden. Op deze manier kan je alles wat je regelmatig nodig hebt, snel vinden.

Gebruik je lades om zaken die je niet dikwijls gebruikt, netjes op te bergen.
2. Zorg voor een aangename sfeer

Wij brengen een derde (!) van ons volwassen leven door op kantoor of in een werkomgeving. Maak je werkomgeving daarom zo aangenaam mogelijk. Geef een persoonlijke toets aan je werkplek: zet wat foto’s neer van je gezin of vrienden, of foto’s van die fantastische vakantie.
Sommigen fleuren hun bureau op met een klein en gemakkelijk te onderhouden plantje.

Het maakt niet uit wat voor jou werkt, zolang het je maar een aangenaam gevoel geeft( en niet storend is voor je collega’s).

3. Werk aan je klassement

Sommige mensen leggen hun  documenten of rapporten direct na gebruik weer op een vaste plaats.
Toch is er momenteel een tendens om deze activiteit te reserveren voor een bepaald moment gedurende de dag. Als je al je documenten gedurende de dag opruimt, zou het nadeliger zijn voor de concentratie en het breekt het werkritme.

Toch, op welk tijdstip je het ook doet (verspreid gedurende de dag of op 1 vast tijdstip), zorg ervoor dat je documenten een vaste plaats hebben.
In een vorig artikel schreef ik ook al hoe je je folders kan organiseren. Lees het hier.
4. Slechts 3 categorieën voor je inkomende papierwerk.

Als je regelmatig veel documenten op je bureau krijgt, is het verleidelijk om ze in veel kleine stapeltjes te ordenen. Probeer dit te vermijden. Het zorgt voor een overvloed aan rommel op je bureau en het is ook erg moeilijk om in de onoverzichtelijke stapel enige prioriteit te zoeken.

Verdeel je papieren in slechts 3 categoriën; zoiets als “ToDo”, “Opruimen” en “Doorsturen”. Op deze manier wordt alles overzichtelijker en vermijd je de val om documenten van de ene stapel naar de andere te verschuiven, zonder dat er ook effectief iets mee gebeurt.

5. Zet die email-alerts af!

Je krijgt gedurende de dag erg veel mails. Via de instellingen van je mail-applicatie kan je hiervoor op verschillende manieren gewaarschuwd worden (ofwel via een pop-up boodschap, via een geluidje, via een mail-icoontje, ofwel zelfs alledrie). Dit is niet alleen erg afleidend, maar het is ook erg verleidelijk omdat je toch wel graag wil weten wat er nu in het mailtje staat.

Maak het jezelf gemakkelijker om je te concentreren en zet die alert af. Als je echt iets belangrijks verwacht, kan je elk uur je mail nakijken. Anders is het zelfs beter om je mail op 2 (of 3 ) vaste tijdstippen te controleren. Als er echt dringende zaken zijn, dan zal men je wel bellen.
6. Vertrouw op je voice-mail

Je gsm is een enorme afleiding als je werkt. Als je echt geconcentreerd moet werken, zet je gsm dan stil (of uit) en laat de beller een boodschap inspreken.
Zo kan je je beter focussen op je taken en zal je ze sneller afwerken.

7. Neem elk uur 5 a 10 minuten pauze.

Pauze… het wordt erg onderschat.  We nemen er letterlijk de tijd niet voor.

Toch is het erg belangrijk: een pauze is verfrissend voor je hersenen en het zorgt voor een helder hoofd. Wie langer dan anderhalf uur erg geconcentreerd werkt, begint trager te werken, verliest zijn concentratie en denkt niet meer op z’n best. En het duurt even voor je het zelf doorhebt…

Maak er een  gewoonte van om elk uur even een korte pauze te nemen. Wandel even naar de koffiemachine en babbel met een collega; ga even naar buiten en adem wat frisse lucht in. Zorg ervoor dat je even van je bureau weg bent.
8. Eet ‘s middags NIET aan je bureau

Je ziet het dikwijls; sommigen eten achter hun bureau en beantwoorden dan snel nog wat mailtjes. Ze denken dat ze efficienter werken door zo te multi-tasken maar eigenlijk is het het tegenovergestelde : het is helemaal niet efficiënt.
Onze hersenen hebben regelmatig een pauze nodig. Maak er daarom een gewoonte van om niet achter je bureau te eten. Als je ergens anders eet, kan je nadien weer helemaal opgeladen terug keren.

9. Luister naar rustige muziek

Belangrijk hier is het woord “rustig”. Het ritme van rustige en eenvoudige  muziek is kalmerend en rustgevend, het helpt je om je beter te concentreren tijdens je werk. Hou het volume laag zodat de muziek een deel wordt van de omgevingsgeluiden. De muziek mag niet met je aandacht gaan lopen.

10. Koop een plantje

Ik vermeldde het al in punt 2. Zet een plantje op je werkplek: het geeft je omgeving een positieve en ontspannende toets. Onderzoek heeft uitgewezen dat werken in een omgeving met planten, een kalmerende invloed heeft.
Planten zorgen er ook voor de dat lucht die je inademt properder en gezonder is. Dit heeft dan weer een grote invloed op je hersenen en dus op je denken.
Natuurlijk moet je je kantoor niet in een tropische jungle veranderen, maar een paar onderhoudsvriendelijke planten maken een groot verschil.

Dit was het eerste deel van een aantal tips die jij kan toepassen in je werkomgeving. Zaterdag verschijnt het tweede deel.

Soortgelijke artikels: