Of je nu alleen of in een team werkt, om projecten of opdrachten succesvol af te ronden, is het erg belangrijk dat je al je taken en acties effectief kan beheren.

Er zijn verschillende manieren om je taken te beheren.

  • Gewoon met pen en papier : je kan zelf lijstjes maken maar online vind je ook genoeg sites om to do-lists af te printen.
  • Software op je desktop :  To-Do Desklist : gratis to-do list software
  • Web applicaties zoals Todoist,   Remember the Milk

 

Maar, zelfs met de beste tools, kan het gebeuren dat je task management niet loopt zoals het zou moeten.  

Met de volgende tips in het achterhoofd, kan je al veel problemen voorkomen

1. Krijg zicht op je werk

Maak regelmatig (1 keer per week of per 2 weken) een overzicht van al je lopende zaken.

  • Wat moet nu echt voorrang krijgen ?
  • Ben je nog aan het wachten op feedback van anderen ? Ga erachter als het te lang duurt .

2. Splits grote taken

Sommige opdrachten of taken kan je splitsen in kleinere taken of handelingen.
Ontbind elke taak in kleinere  overzichtelijke deeltjes en focus op 1 ding tegelijk.

3. Wees realistisch

Kan je die taak ook echt afwerken of heb je hulp of feedback van anderen nodig ?

4. Gebruik einddata

Als je een bepaalde prioriteit aan je taak hebt gegeven, pin er dan meteen een vervaldag op.
Dit helpt je je taken beter te plannen.

5. Wees flexibel in je planning

Soms worden taken onderbroken of uitgesteld.
Soms gebeurt het dat de procedure verandert en dat je taak plots anders moet aanpakken.

Wees flexibel als je je planning maakt, hou tijd  vrij voor variatie en voor onvoorziene omstandigheden.

6.  Zoek naar de juiste methode voor je takenlijsten

Sommigen zweren bij papieren lijstjes, anderen gebruiken een excel-sheet of online tools.
Probeer te zoeken naar de methode die voor jouw het beste werkt.
Je hoeft het ook niet bij 1 systeem te houden. In je thuisomgeving kan je voor die ene tool kiezen terwijl je op je werk misschien meer voordeel haalt uit een andere tool/

Hier zijn wat linkjes van sites waar je misschien wat inspiratie kan vinden.

7. Stel prioriteiten

Geef elke taak een bepaalde prioriteit.
Er zijn taken of mails die je gerust een paar dagen kan laten wachten. 
Geef voorrang aan zaken die je sneller bij je doelen brengen.

8. Verdeel je taken in categorien

In welke categorien kan jij je taken onderverdelen ? 
Voorbeelden zijn categorien

  • per project ( project A, project B, …)
  • per klant 
  • per activiteit ( aankopen, controles, seminarie, …)

9. Delegeer je taken

Delegeren is het overdragen van een taak aan een passende medewerker, met de bijbehorende middelen en bevoegdheden, met behoud van de eindverantwoordelijkheid.

Als je delegeert, krijg je zelf wat meer ademruimte, maar tegelijkertijd werk je aan een beter functionerend en gemotiveerder team en bied je medewerkers de kans zich te ontwikkelen.

Ten slotte, de laatste tip …

10. Plan je taken dagelijks

Maak aan het einde van je werkdag, even tijd om te bekijken wat je die dag allemaal hebt gedaan.

  • Zijn al je geplande taken afgewerkt ?
  • Heb je gedaan wat je wou bereiken ?
  • Zijn er taken die meer tijd in beslag nemen ? Hou hierbij rekening als je je planning voor de volgende dagen maakt.

Maak daarna je takenlijstje voor de volgende dag. Hou rekening met eventuele vergaderingen .

 
Het is belangrijk om regelmatig eens te herevalueren hoe jij met je tijd omgaat.
Leg je werkgewoontes eens onder de loep.

  • Zijn je todo lijsten effectief ? Kan je ze ook afwerken ?
  • Wat met de uitgestelde taken ? Werk je ze tijdig af of worden ze vergeten ?
  • Heb je een goed archief waarop je steeds kan terugvallen ?

Wat zijn jouw ervaringen met to do lists ?
Heb je favoriete tools ?

Je mag ze altijd delen met de andere lezers. Alvast bedankt !

Soortgelijke artikels: