MeganY / Pixabay

Dit is het eerste deel in een 3-delige reeks over prioriteiten.

Soms kan het gebeuren dat je enorm veel taken en projecten hebt om af te werken en dat je niet goed weet hoe dit allemaal aan te pakken.
Hoe krijg je dat allemaal georganiseerd ?
Ondanks het feit dat je echt hard hebt gewerkt en weinig tijd hebt verspild, merk je toch dat je op het einde van de dag eigenlijk niet bent bezig geweest met de dingen die echt belangrijk waren. Het lijkt dan dat je niet “echt” hebt gewerkt. Het resultaat is dat je gefrustreerd of teleurgesteld naar huis gaat.

Wat zijn prioriteiten?

Voor je kan leren om je prioriteiten te stellen, moet je eerst begrijpen wat een prioriteit is.
Eenvoudig weg kan je zeggen :

  • Dingen die je professioneel laten groeien.
  • Dingen die invloed hebben op je werkomstandigheden
  • Dingen die binnen je groeipotentieel

Dikwijls worden veel van deze zaken uitgelegd en besproken bij je rol en verantwoordelijkheden op de werkvloer. In andere omstandigeheden weet je zelf al intuitief wat je “moet” doen.

Is dringend ook een prioriteit ?

Dikwijls kom je onverwachte en dringende zaken tegen. Zaken die je niet kan ontlopen. En soms zijn het zelfs echte prioriteiten.
Maar toch moet je bewust en alert met die onverwachte zaken omgaan. Sommige eenvoudige zaken lijken dringend maar zorgen ervoor dat je teleurgesteld of gefrustreerd geraakt. Dit komt omdat je – aan het einde van de dag – niet hebt gewerkt met de taken die echt belangrijk waren. Zorg ervoor dat de dringende zaken je echte doelen niet beïnvloeden.

Hier zijn een paar eenvoudige principes om prioriteiten te stellen:

1. Maak een overzicht van alles wat echt gedaan moet worden.

Schrijf al je taken op of leg al je werk op 1 plaats. Misschien denk je dat je slim genoeg bent om alles te onthouden ?
Wie probeert om alles te onthouden, verliest enorm veel mentale energie omdat je onbewust steeds met dat lijstje bezig bent. Schrijf het op en laat die zorgen om iets te vergeten, los.

2. Maak een onderscheid tussen doe-nu zaken en doe-later werk.

Als je al je taken op 1 grote lijst zat, dan heb je een onevenwichtig beeld van alles wat je echt moet doen. Veel mensen werken met 1 grote lijst binnen handbereik en vragen zich dan  aan het einde van de dag af waarom het zo moeilijk is om eraan te beginnen. Dat is omdat er te veel op staat.

Zet de taken die je later moet afwerken, apart. Zo weet je dat je ze ook wel moet doen.
Leg taken waarvan je antwoord van derden verwacht, ook opzij. Leg ze op een ‘on hold’ stapel.

Als je werkt met een weekoverzicht voor je taken, dan kan je bepaalde taken al op de juiste dag plaatsen.

3. Maak een klein lijstje van prioriteiten voor elke dag

In veel werksituaties zijn er taken die elke dag moeten gebeuren. Deze taken komen zeker op je to-do lijstje. Indien nodig, plan je ze op dat specifieke uur dat ze moeten gebeuren. Maak een prioriteit van taken die op een bepaalde dag moeten gebeuren. Als deze taken vastliggen in je to-do lijstje, heb je ruimte om ander werk in te plannen.

4. Plan je doe-later taken

Zet deze taken in je agenda voor de komende dagen. Als het taken betreft op langere termijn, dan pin je ook beter in eens een vaste dag in je planning. Op deze manier krijgen ze al een plaats. Kan je geen specifieke datum bepalen, zet deze taak dan in het begin van die werkweek. (op maandag dus) Zo kan je die bewuste maandag deze taak vastleggen in de komende week.  Kan je echt geen datum vastpinnen omdat het pas binnen een paar maanden van toepassing is, zet dan een reminder aan het begin van die komende maand. Zo kan je die doe-later taak toch inplannen

Als je een volledige lijst hebt van al je taken, krijg je een realistisch idee van hoeveel werk je hebt en wat er allemaal op je af gaat komen. Door je taken goed te plannen, krijg je zelfvertrouwen in je werk dat je te wachten staat.

Soortgelijke artikels: