Lijkt het alsof jouw werkplek een eigen leven begint te leiden ?

Liggen er onoverzichtelijke stapels documenten op je bureau  ?

Als je de hele tijd druk bezig bent, kan het gebeuren dat er geen tijd meer overblijft om op te ruimen. We zijn dagen (en soms weken) druk bezig met klanten contacteren, dringende mails beantwoorden, documenten verwerken, meetings, … en we hebben geen tijd om eventjes wat orde op zaken te stellen.

Het probleem is dat een rommelige werkplek automatisch je productiviteit vermindert.

Hieronder volgen een paar eenvoudig stappen om je bureau snel weer overzichtelijk te maken.

Stap 1 : begin bij het begin

Neem een lege doos en leg alles wat OP je bureau legt hierin.

Dit gooi je NU weg

  • Dingen die je niet nodig hebt
  • Documenten die niet voor jouw bedoeld zijn
  • Voorwerpen die kapot zijn (uitgedroogde markeerstiften, … )
  • Voorwerpen die je niet meer gebruikt (oude kalenders, …)

Stap 2 : neem je papieren onder handen

Papieren zijn de grootste vervuiler van je bureau.

  • Afgeprinte facturen
  • Handleidingen
  • wachtwoorden en opstartroutines van de systemen die je gebruikt
  • procedures waar je aan gewerkt hebt (maar nu ondertussen allang niet meer ), 

Hoe meer er op je werkblad ligt, hoe moeilijker we het vinden om dit allemaal op te ruimen.

Maak folders en mappen waarin je al je documenten verzameld. Maka een eiegn systeem waarin je alles opbergt. Maak er een gewoonte van om aan het einde van elke werkdag al je papieren op te ruimen OF om ze ineens in de papiermand te gooien.

Gebruik ook deze tips :

Lees Tip 1 in 10 tips voor een opgeruimde werkplek

Stap 3 : organiseer je kasten

Het is heel gemakkelijk om een  stapel papieren die al een maand onaangeroerd op je bureau ligt, te verstoppen in je kast.
We doen dat allemaal wel eens.

Kasten en schuiven zijn nu eenmaal een mooi excuus.
We kunnen er onze rommel in kwijt.

Als je merkt dat jouw kasten en schuiven ook 1 grote verzamelplaats worden dan moet je in actie schieten.

  1. Maak 1 kast leeg en leg alles op je bureau (dat ondertussen ook mooi opgeruimd is)
  2. Heb je grote kasten, begin dan met de helft van je kast of zelf met 1 kastplank.
  3. Neem alles vast en zie wat het is.
  4. Kan je het weggooien ? Zo ja, doe het dan direct
  5. Indien niet, vraag je dan af hoe je het kan bewaren.

Je kan mappen maken volgens deze indeling, afhankelijk van je jobinhoud

  • Mappen voor klanten
  • Mappen voor projecten
  • Mappen met handleidingen
  • Mappen met procedures
  • Mappen volgens seizoen, jaar, maand, ..
  • Mappen voor producten
  • Mappen met rapporten
  • ….

Stap 4 : gebruik een bureau-setje

Maak gebruik van een bureausetje om je kleine kantoormateriaal zoals pennen, paperclips, markeerstiften, post-its, stempels, … handig in je buurt te hebben.
Je vindt niet alleen alles sneller terug, je zal ook minder geneigd zijn om overtollige pennen en potlden bij te houden. Je zal dingen die je minder gebruikt automatisch in een schuif opbergen.

Stap 5 : Maak er een gewoonte van om op het einde van de dag een beetje op te ruimen

De stappen 1 tot 4 hierboven hebben je geholpen bij het organiseren van je werkplek. Je bureau zou nu netjes moeten zijn.

Maak er een gewoonte van om op het einde van je dag alle rommel en losse papieren direct op te bergen. Het kan niet zijn dat de papierstapel op het einde van 1 werkdag te groot en onoverkomelijk is om direct op te ruimen.

Laat niets slingeren want voor je het weet, begint je werkplek opnieuw een eigen leven te leiden en heb je jouw chaos niet meer onder controle.

Neem op het einde van de werkdag even de tijd om alles op z’n plaats te leggen.

Met deze 5 tips blijft je bureau altijd ordelijk !

 

Soortgelijke artikels: