Counselling / Pixabay

Hoewel we ook wel werken met papieren documenten, werken we voor het grootste deel toch voornamelijk met e-files. Daarom is orde en overzicht in je al electronische documenten erg belangrijk.

Toch zijn er maar weinig mensen die erin slagen te werken met een geordend systeem waarin overbodige rommel onbestaande is. Maar dit hoeft echt niet moeilijk te zijn. Met een paar eenvoudige stappen kan ook jij werken met een handig systeem om al je documenten te organiseren.

1. Doe gewoon hetzelfde zoals met je papieren documenten

Als je je papieren documenten moet bewaren, dan begin je met een grote algemene categorie en dan werk je zo steeds naar kleinere subcategorieën toe.
Je hebt een kast met al je financiële documenten, waarin je mappen bewaart per klant. Elke map van je klant kan je dan onderverdelen per jaar.

Op je computer doe je juist hetzelfde.
Je begint met 1 hoofdfolder die je daarna verdeelt in sub-folders. Hoe je dit aanpakt, kies je zelf.

Denk even na over je mappenstructuur.

2. Wees duidelijk in het geven van namen aan je folders

Soms kan het toch gebeuren dat je verschillendeversies van hetzelfde document bewaard. Zorg daarom voor een duidelijke benaming zodat je steeds weet, welke versie van je werk je nu gaat openen.
In plaats van “Voorstel Klant A” kan je beter kiezen voor “Voorstel Klant A dd 08102011”.

3. Vermijd die drang om toch af te printen

Langs de ene kant dromen we allemaal van een papierloos kantoor, maar langs de andere kant hebben we dikwijls die drang om een document of memo toch ook maar af te printen. We vinden het nu eenmaal prettiger om “iets” in onze handen te hebben.
Als je geen goede reden hebt om iets af te printen, doe het dan niet.
Bewaar het op je computer.

4. Ruim regelmatig eens op

Net zoals bij papieren documenten (die soms in grote stapels in een kast stof liggen te verzamelen)  kan je na verloop van tijd een grote hoeveelheid documenten hebben die je eigenlijk niet meer gebruikt omdat ze

a) niet meer relevant zijn of
b) niet meer up-to-date zijn.

Blader regelmatig eens door je folders en kijk eens of er documenten zijn,  die je het afgelopen half jaar niet meer geopend hebt. Is dit zo, denk dan eens na over de reden.
Ofwel beslis je om je document toch bij te houden. Doe dit dan in een aparte map “Archief”.
Anders is het misschien beter om je document ineens te deleten.

Je kan van deze opruim-tip een wekelijkse gewoonte maken. In het begin zal dit wat tijd in beslag nemen, maar als je regelmatig opruimt, wordt dit een taak die snel gedaan zal zijn.

5. Neem regelmatig een backup

We bewaren allemaal waardevol materiaal op onze computer. In de documenten in je folders zitten ongetwijfeld  vele werkuren.
Maak er een gewoonte van om toch  keer per week een backup te maken van al je files. Je kan hiervoor een externe harde schijf gebruiken of je kan het doen via een online backup service.

Kijk eens op deze website : hier vind je een aantal gratis online backup sites.

Als je een backup maakt, neem dan zoveel mogelijk data mee. Als je computer vastloopt, heb je altijd een kopie om op terug te vallen.

Heb je zelf nog tips om je electronische documenten overzichtelijk te bewaren ?
Deel jouw ervaring met de andere lezers door een commentaar achter te laten.
Bedankt!

Soortgelijke artikels: