Meetings en vergaderingen for dummies

In de meeste bedrijven wordt er door werknemers erg tegen vergaderingen opgekeken. Men vindt dat ze de oorzaak zijn van onnodig tijdverlies. Men neemt er dikwijls aan deel zonder de nodige motivatie.
Voor het management is dit geen goed nieuws want in feite zijn vergaderingen en meetings erg belangrijk.

Hoe kan je ervoor zorgen dat je personeel weer gaat uitkijken naar vergaderingen ? Hieronder een aantal stappen die je kan volgen om meetings weer aantrekkelijk te maken.

Bereid je vergadering voor

  • Leg het doel van de vergadering vast. Weet wat je wil bereiken met deze vergadering.
  • Bepaal of er een alternatief is voor de vergadering. Soms gebeurt het dat je al een oplossing bereikt door wat telefoontjes of emails.
  • Bepaal de onderwerpen die je wil bespreken.
  • Bepaal de lengte van de meeting. Mensen weten graag hoelang de vergadering gaat duren zodat ze hun andere taken kunnen plannen.
  • Stel een zorgvuldige agenda vast.
    • Geef begin- en eindtijd.
    • Zeg waar de vergadering doorgaat. Niets zo frustrerend als mensen die elkaar in de gang tegenkomen en moeten vragen waar de vergadering juist doorgaat.
    • Maak een lijst van de deelnemers.
      Leg hun rol vast en noteer wat van iedereen verwacht wordt. Zo kan iedereen zich voorbereiden op de meeting
  • Vedeel de agenda op voorhand aan de deelnemers!
  • Maak van de vergadering een “leer-moment”. Gebruik boeken en filmpjes. Zo blijft iedereen gretig.
stevepb / Pixabay

Voorbereiding om deel te nemen aan de vergadering

  • Zie dat je het doel van de vergadering kent. Weet waarom je deelneemt.
  • Verzamel alle informatie die je nodig hebt en breng dat mee.
  • Ken de agenda van de meeting
  • Ken je rol in de vergadering
  • Kom op tijd

Klaar zetten van de vergaderzaal

  • Kies een plaats die comfortabel is en groot genoeg.
  • Zorg ervoor dat iedereen zich goed installeren en kan deelnemen aan de vergadering
  • Zorg voor genoeg water of koffie
  • Zorg dat alle attributen die je nodig hebt (zoals beamer, whiteboard, ..) aanwezig zijn.

Zorg ervoor dat 1 persoon notities neemt

  • Wie aanwezig was
  • Welke problemen besproken werden
  • Belangrijke beslissingen die genomen werden
  • Wie een bepaalde taak moet uitvoeren

Het begin van de vergadering

  • Deel het doel van de vergadering mee
  • Zeg welke inbreng je verwacht van de deelnemers
  • Leg de regels van
    • Wanneer de vergedaring begint en eindigt
    • Wie zal spreken
    • Wat verwacht wordt van sommige deelnemers

Leid de vergadering

  • Neem de tijd om alles te zeggen en om te luisteren.
  • Verduidelijk belangrijke ideeën.
  • Herhaal belangrijke ideeën
  • Vraag naar de verschillende meningen
  • Gebruik brainstormtechnieken
  • Schrijf ideeën en meningen op een bord
  • Stel open vragen zodat de deelnemers aangemoedigd worden om zelf te denken
  • Blijf bij de agendapunten. Dwaal niet af.

Zorg dat de vergadering gefocused blijft en dynamisch is

  • Zie dat je informatie en gegevens krijgt. Zorg dat iedereen gehoord is.
  • De deelnemers zorgen voor de inhoud, jij begeleidt het proces.
  • Erken opbouwende en constructieve bijdragen.
  • Gebruik de agenda om op het juiste spoor te blijven.
  • Zorg ervoor dat de groep ervan bewust is dat ze actief bezig zijn.
  • Zorg regelmatig voor een samenvatting van de hoofdpunten
  • Vraag voor overeenstemming

Afsluiten van de vergadering

  • Help de groep om te beslissen over de volgende taken
  • Herbekijk wie de taken gaat doen. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hij moet doen en wat zijn verantwoordelijkheid is.
  • Sluit de vergadering af door de vorige prestaties van de deelnemers te benadrukken.
  • Bedank de deelnemers voor het aanwezig zijn en hun aandacht

Follow Up

  • Evalueer de vergadering. Wat ging goed ? Wat moet nog verbeterd worden ?
  • Maak een standaard document dat je kan gebruiken om elke vergadering te beschrijven. Noteer commentaar, vragen, kritiek, oplossingen, ….
  • Verdeel dit document onder de deelnemers en andere belangrijke  personen van je bedrijf.

Hoe sta jij tegenover vergaderingen ?
Hoe worden ze gebracht op je werk ?

Heb je zelf nog tips opm vergaderingen aantrekkelijk te maken ?
Laat je mening achter op deze site. We zijn benieuwd naar je feedback

By Ingrid V.

Creatieve 1000-poot en freelance trainer met interesses als GTD, productiviteit, persoonlijke ontwikkeling, management, blogging, technologie,

49 comments

  1. 177168 599324Exceptional blog here! Also your site loads up rapidly! What host are you employing? Can I get your affiliate link to your host? I wish my site loaded up as quickly as yours lol 702571

  2. Good web site you have got here.. It’s difficult
    to find quality writing like yours nowadays. I really appreciate individuals like you!
    Take care!!

  3. If you are going for most excellent contents like I do,
    only pay a visit this web site daily as it provides feature contents,
    thanks

  4. I would like to use the chance of saying thanks to you for that professional
    suggestions I have often enjoyed visiting your
    site. I am looking forward to the actual commencement of my university research and the complete planning
    would never have been complete without coming to your web blog.
    If I can be of any assistance to others, I would be glad to help via what I have gained from
    here.

    My page; D-Fine8 Ingredients

  5. I love what yߋu guyѕ are up too. Thiѕ typе of clever work and сoverage!
    Keep up tһe ԝonderful works guys I’ve included you guys tto my bloɡroll.

  6. I don’t know whether it’s just me or if perhaps
    everyone else encountering problems with your site. It appears like some of the text on your posts are running off the screen. Can somebody else please comment
    and let me know if this is happening to them as well?
    This might be a problem with my browser because
    I’ve had this happen previously. Thank you

    Also visit my website; Keto Redux Review

  7. Thank you so much for giving me an update on this topic on your web page.
    Please be aware that if a brand-new post appears or in the event any alterations occur with the current write-up, I would be
    interested in reading a lot more and understanding how to make
    good usage of those strategies you share. Thanks for your time and consideration of other men and
    women by making this blog available.

    my webpage: http://forum.charmanders-underground.com

  8. When I originally commented I appear to have clicked
    on the -Notify me when new comments are added- checkbox and from now on each time a comment is added I recieve four
    emails with the exact same comment. Perhaps there is a means you can remove me from that service?
    Many thanks!

    Also visit my homepage ACV Rx Reviews

  9. I want to to thank you for this great read!! I definitely enjoyed
    every bit of it. I have you bookmarked to check out new stuff you post?

    Feel free to surf to my website … Russ

  10. Hello there! This is my first visit to your blog! We are a collection of volunteers and starting a
    new initiative in a community in the same niche.
    Your blog provided us useful information to work on. You
    have done a extraordinary job!

    My webpage KetoBHB Plus Review

  11. Hmm it looks like your site ate my first comment (it was extremely long) so I guess I’ll just sum it up what
    I had written and say, I’m thoroughly enjoying your blog.

    I as well am an aspiring blog blogger but I’m still new to everything.
    Do you have any tips for rookie blog writers? I’d really appreciate it.

    Here is my blog post; CoolEdge AC

  12. I am just commenting to make you understand of the magnificent encounter my cousin’s daughter obtained
    going through the blog. She figured out a wide variety of issues, which include what it’s like to have an amazing coaching mindset to have other people
    without hassle know precisely chosen tricky issues. You undoubtedly surpassed her expectations.
    Thank you for rendering those warm and helpful, trusted,
    explanatory and as well as Cool Portable AC Reviews thoughts on your topic to Lizeth.

  13. Hello there! This is kind of off topic but I need some guidance from an established blog.
    Is it tough to set up your own blog? I’m not very techincal but I can figure things out pretty fast.
    I’m thinking about setting up my own but I’m not
    sure where to begin. Do you have any ideas or suggestions?

    Appreciate it

    Feel free to visit my blog post; Mack And Sons CBD Review

  14. Very good website you have here but I was wanting to know if you knew of any forums that cover the same
    topics discussed in this article? I’d really love to be a part of community where
    I can get advice from other experienced individuals that share the same interest.

    If you have any suggestions, please let me know.

    Thanks a lot!

    Also visit my web-site – Erorectin Reviews

  15. Wonderful goods from you, man. I have understand your stuff previous to and you’re just extremely fantastic.
    I actually like what you have acquired here, really like what you’re stating and the way in which you say it.
    You make it entertaining and you still take care of to keep it wise.
    I cant wait to read far more from you. This
    is really a great site.

    Also visit my blog post: Libido Boost Male Enhancement

  16. I was suggested this web site through my cousin. I am now not sure whether this post is written by means of him as nobody else understand such unique approximately my problem.
    You’re wonderful! Thanks!

  17. I am just commenting to make you be aware of what
    a magnificent experience my wife’s daughter encountered using yuor web
    blog. She came to understand such a lot of details, most notably what it is like to have a wonderful
    teaching spirit to let others really easily fully understand specified
    extremely tough issues. You really exceeded her expected
    results. I appreciate you for coming up with those beneficial, safe, edifying not to
    mention easy thoughts on this topic to Ethel.

    Here is my webpage Cool Portable AC Review

  18. It’s actually very complicated in this active life to listen news on TV, so I only use the web for that purpose, and
    obtain the latest news.

    Here is my website :: SoloVolt

Leave a comment

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.