Quiz-vraagje :

Hoeveel niet-behandelde mails heb je momenteel in je inbox zitten ?
Wees eerlijk…. 10 ? … 20? … 50 ?

Ik heb eens samengewerkt met een manager die meer dan 1000 mails in zijn inbox had zitten. Sommige mails waren gelezen en verwerkt maar ongeveer de helft van z’n mails waren onbehandeld. Ik weet dat dit moeilijk te geloven is, maar het is ECHT waar. Het gebeurt meer dan je denkt en als het dan echt uit de hand loopt, hebben ze een extreme oplossing, nl email bankruptcy.

“Email bankruptcy”, wil zeggen dat men een mailaccount, ofwel volledig afsluit, ofwel alle mails ouder dan een bepaalde datum, gaat deleten. Men kiest voor deze radicale “oplossing” omdat de inbox volledig overloopt met berichten.

Lees ook even dit artikel over Fred Wilson die zoveel mails had, dat hij gewoon niet meer naar z’n mailbox keek.

E-Mail Reply to All: ‘Leave Me Alone’

Nog een andere artikel : Set an Automatic Email Bankruptcy Filter for Less Inbox Stress

Wanneer was jouw inbox leeg ? Volledig leeg ?

 

Hieronder 4 tips die je helpen om je inbox te verwerken

Tip 1 : Emails deleten is niet verboden

Waarom vinden mensen het zo moeilijk om mails te deleten? Net zoals met rommel in huis, durft men bepaalde dingen ook niet weg te gooien.

Als je geen enkele boodschap hebt aan een mail ( bijvoorbeeld de mail die je krijgt waarbij je als één van de vele personen in cc staat), gooi hem dan direct weg.

Tip 2 : Als je het bericht opent, dan doe je er iets mee

Dit is een belangrijke!
Als je die mail opent, dan ga je ermee verder.

Als je de mail opent, dan weet je meestal erg snel ….

  • dat deze mail nu niet belangrijk is,
  • dat deze mail niet interessant genoeg is,
  • dat je nu eigenlijk geen tijd hebt om deze mail te beantwoorden omdat je iets extra moet doen voor je je antwoord kan versturen
  • dat de verzender ook wel tot morgen kan wachten op een antwoord (want dan heb je meer tijd)

Dan toch ga je iets NU iets DOEN met deze mail.

Ofwel : Je delete de mail.

Ofwel : Je beantwoordt de mail direct want het duurt maar 2 minuten(*)

Ofwel : Je hebt nog niet alle informatie om te antwoorden : Je zet de mail op een to-do lijstje.

Ofwel : Het duurt wat langer om deze mail te antwoorden en je hebt daar NU geen tijd voor : je zet de mail op een to-do lijstje.

Ofwel : Je houdt de inhoud bij omdat er een belangrijk attachment aanhangt of omdat er nuttige informatie in de mail staat .

Lees ook deze post op MindWell over email inbox management. Hier heb ik geschreven over het orderen van je mailbox.

Zeg eens eerlijk : hoe dikwijls open je een mail en dan sluit je hem weer eenvoudig weg, zonder iets met deze mail te doen ?
Hoe nutteloos is dat nu eigenlijk ?
Daarom de gouden regel : Als je het bericht opent, dan doe je er iets mee

Enkele simpele regels :

Als je de mail nu niet leest/beantwoordt : zet mail op TO-DO lijst

Als je de mail al beantwoord hebt : FILE of DELETE de mail

Als er belangrijke/nuttige informative in de mail staat : FILE de mail

En anders … BEANTWOORD de mail

(*) Lees ook over de beroemde 2 minuten regel van David Allen : Als je een bepaalde actie in 2 minuten kan afwerken, doe dit dan METEEN want het duurt langer om deze actie te organiseren, te klasseren en nadien nog eens opnieuw te bekijken dan wanneer je dit ineens van de eerste keer zou afhandelen.

Tip 3 : Mails zijn geen ToDos

Misschien is deze tips een beetje verwarrend, als je juist tip nummer 2 gelezen hebt.
Emails zijn geen todos. Je haalt ze UIT je inbox en je zet ze (eventueel ) op je Todo-lijst.

Veel mensen laten mails die ze later moeten beantwoorden gewoon in hun inbox staan. Ze gaan er van uit dat dit hen er later aan zal herinneren om de mail alsnog te beantwoorden en/of verwerken.

Wat er eigenlijk gebeurt, is dat er steeds meer mails binnenkomen en deze mails zorgen er dan voor dat die ene mail voledig uit het vizier verdwijnt. Die ene mail wordt vergeten of gaat verloren.

Als je een mail moet beantwoorden, maak er dan direct een taak van. Plan deze in je agenda.

Kijk eens bij GoodTodo : Deze tool kan je helpen bij het leegmaken van je inbox. Je forwardt je mails met taken gewoon naar Good Todo en dan kan je je mails direct deleten of bewaren.
Je kan deze tool eerst 30 dagen gratis proberen, daarna is het 3 dollar per maand.

Tip 4 : Hoe meer je er stuurt, hoe meer je er krijgt

Deze tip ontsnapt meestal aan de aandacht van mensen. Maar het is helaas waar : hoe meer emails jij verstuurt, hoe meer je er terugkrijgt.

Probeer die drang om elke mail te beantwoorden, te weerstaan.

Als je email-conversatie op z’n einde loopt, hou jezelf dan in en verstuur toch niet die laatste “Bedankt voor je medewerking. Vriendelijke groeten”-mail.

Dit is er eentje waar ik zelf ook schuldig aan ben. Je wilt toch altijd vriendelijk en beleefd blijven tegenover je collega’s en zakenpartners.

Soms is “less is more effective” gewoon waar. In het geval van mails, is het dat zeker.

En nu aan de slag

Ik hoop dat je met deze tips aan de slag kan om de inhoud van je inbox ook te verminderen. Verwacht geen wonderen na 1 dag : soms gaat er wat tijd over. Ik denk dat het vooral een kwestie van gewoonte is.

Verander je manier om met die inbox om te gaan.
Doe het desnoods tip per tip.

Pas de eerste tip dat deleten niet verboden is, gewoon eens 1 weekje consequent toe. Je zal al snel verschil merken. Eens dit een gewoonte is, kan je de tweede tip in je methode integreren.

Heb je zelf tips om je eigen mailbox onder controle te houden?
Je mag ze delen met de andere lezers.

Alvast bedankt

Soortgelijke artikels: