Als ik ’s morgens thuis kan werken, dan maak ik een lijstje met alle taken erop die ik zeker moet afwerken. Ik heb hiervoor speciaal een klein boekje.
Soms maak ik zelfs de avond ervoor mijn lijstje al klaar. Op deze manier vergeet ik niets en wordt alles ook echt afgewerkt.

De kunst is om je lijstje niet te vol te zetten en voor elke taak voldoende tijd te plannen, maar ook om niet te weinig op je lijstje te zetten. Wie zijn dag vult met 2 of 3 taakjes, laat Afleiding toe in de planning.
Je krijgt een vals gevoel van controle over je planning want je weet dat een paar afleidingen geen kwaad kunnen. Je hebt immers tijd zat.

Silberfuchs / Pixabay

Hieronder een overzichtje van dingen die ons kunnen afleiden van onze planning.

Afleiding #1 : Elke RSS lezen of elke mail beantwoorden.

Het is goed dat je gebruikt maakt van RSS maar is het nu echt nodig om alle artkels te lezen ? Probeer een onderscheid te maken tussen wat echt belangrijk is, en wat niet nodig is.
Hetzelfde met je mails. Sommige mails moeten niet beantwoord worden. Klasseer ze direct in de juiste folder en werk verder.

Afleiding #2 : Uitstellen van belangrijke taken.

Belangrijke taken nemen meestal meer tijd en focus in beslag. Daarom is het belangrijk om deze taken bewust in te plannen in je werkschema.

Maar het op de lange baan schuiven van dit soort taken, kan ook in je nadeel werken. Als je het blijft vooruitschuiven, kan het gebeuren dat ineens alles tegelijk op je afkomt. Als er iets onverwachts gebeurt, dan heb je plots geen tijd meer om nog verder te werken aan die ene belangrijke taak.
Geef voorrang aan belangrijke taken en stel niets uit.
Gebruik desnoods de 10-minuten regel waarover ik reeds eerder schreef. Lees het hier.

Afleiding #3 : Doe zoveel mogelijk  tegelijkertijd

Als je een planning maakt, evalueer je je taken en/of projecten, je bepaalt hoe belangrijk ze zijn en dan plan je ze in je weekschema.
Kies rustige momenten voor belangrijke taken en zorg voor voldoende tijd.
Niet alleen je To-Do lijst in belangrijk ; ook een Doe-Later lijstje is belangrijk. Je kan niet alles tegelijk doen, dus hou er rekening mee dat sommige dingen later gebeuren.

Afleiding #4 : Doelen ? Heb je dit wel nodig ?

Terwijl  je je taken evalueert en hun belangrijkheid ervan bepaalt, moet je ook zien dat je het doel van deze taken kent.
Valt deze taak in een doel op korte termijn ? Valt het project binnen een doelstelling voor de komende 5 jaar?
De antwoorden die je op deze vragen krijgt, helpen je in het bepalen van je prioriteiten. Deze antwoorden houden je tijdens je werk scherp en gefocused.

Afleiding #5 : Neem zeker geen pauze.

Iedereen kent wel een collega die nooit eens 5 minuten pauze neemt.
Die enkel koffie uit het machine haalt, om dan meteen naar zijn bureau te lopen, zonder even de tijd te nemen om een praatje te maken met de anderen.
Die tijdens de lunchpauze nooit een frisse neus schept en gedreven achter de computer blijft doorwerken.
Mensen zijn geen robots. We hebben af en toe een pauze nodig.
Zorg voor een korte pauze tussen twee taken, neem een frisse neus of een kopje koffie. Je zal zien dat je daarna met meer energie en meer gefocused aan het werk kan gaan.

Extraatje

Op de pagina “Free Stuff” staat een handige weekplanner in .pdf-formaat die je kan downloaden en kan afprinten.

Je moet je wel even registreren via het Log In deeltje, rechts bovenaan deze site.
Zonder registratie is deze pagina niet bereikbaar.

 

Hou de bovenstaande afleidingen in je achterhoofd als je aan het werk gaat. Als je hiermee effectief kan omgaan, zal je zien dat je je beter aan je werkplanning kan houden.

Heb jij ervaring met zaken die je afleiden van je to-do lijstje ? Wat heb jij ervan geleerd ?
Deel je tips met de andere lezers van MindWel MegaZine.

Soortgelijke artikels: