Als je werkt met allerlei teksten, grafieken, presentaties en andere documenten, dan is de kans groot dat je er veel op je computer zal hebben staan.
Hoe meer bestanden je hebt, hoe langer het duurt om het juiste bestand te zoeken.

Ook al gaat het maar om een paar minuutjes…als je al die kleine momentjes optelt, zal je verstelt staan van het aantal verloren minuten.

Door al je bestanden op een effectieve manier te beheren, kan je orde scheppen in al die wirwar van bestanden.

Net zoals bij papieren documenten, is het ook bij digitale bestanden noodzakelijk om een goede structuur en organisatie te handhaven. Zo vermijd je dat bestanden verloren gaan of niet meer gevonden worden.

Of je je bestanden nu op je eigen harde schijf opslaat, of op een gedeelde map in een netwerk, als je deze bestanden goed georganiseerd bewaart, dan bespaar je je veel tijd.

vonriesling / Pixabay

Hieronder volgen een aantal tips die je misschien kan gebruiken.

Gebruik Documents.
In Windows 7 en Windows Vista heet het Documents, in Windows XP heet het MyDocuments.

Als je Documents opent (klik Start en dan Documents ) krijg je een gemakkelijke manier om je persoonlijke documenten te vinden.

Door Documents te gebruiken, kan je gemakkelijker…

  • Bestanden vinden.
  • Bestanden backuppen .
    Door al je bestanden op 1 plaats te bewaren, kan je ze ook in 1 keer allemaal tegelijk backuppen. Je vergeet geen bestanden.
  • Bestanden apart houden van je programma’s
    Door bestanden apart te houden, verklein je het risico om ze per ongeluk te deleten als je programm’s installeert of upgradet.

 

Gebruik een consequente methode om je bestanden en folders te benoemen
1.
Gebruik korte namen
Je hebtde mogelijkheid omlange namen te gebruiken maar deze zijn moeilijker om te lezen.
Gebruik afkortingen zoals MGT voor management of BH voor de boekhouding. Deze namen zijn meer beschrijvend en je krijgt sneller het gewenste resultaat bij een zoek-opdracht.

 2.Geef specifieke namen aan documenten
Je vindt documenten sneller terug als je ze namen geeft, waarop je gemakkelijk kan zoeken, zoals modelnummers, project namen,  …

 

Maak een onderscheid tussen lopende en afgelopen taken/werk
Om de Documents folder niet te uitgebreid en onhandig in gebruik te maken, gebruik hem alleen voor documenten waar je actief mee werkt.
Op deze manier kan je het aantal files dat je moet doorzoeken, beperken.

Evalueer dit systeem elke maand; kijk na of er bestanden zijn, die je niet meer gebruikt en verplaats ze dan naar een andere plaats (zoals een speciale archief folder of een externe harde schijf, …)

 

Soort bij soort
Zetsoortgelijke documenten in dezelfde map (bijvoorbeeld foto’s die bij een project horen, handleidingen in .pdf formaat, …).

Ook op deze manier kan je weer sneller het juiste document vinden.

 

Vermijd grote folder structuren.
Soms gebruiken we een subfolder, die dan op zijn plaats weer een aantal subfolders heeft.
Er is niets mis met subfolders, alleen mag je de hierachie niet te diep maken. Dit maakt het zoeken weer erg moeilijk.
Als je merkt dat je veel subfolders hebt, is het misschien beter om je folders eens alfabetisch te ordenen.

 

Gebruik shortcuts en shortcut links in plaats van veelvoudige kopieën
Als je een bepaalde file nodig hebt op verschillden folderlocaties, maak dan niet elke keer een kopie. Maak shortcuts.
(Om een shortcut te maken : klik rechts op het document en kies Create Shortcut. Je kan deze shortcut dan zelf verplaatsen naar de folder die jij kiest)

Gebruik Thumbnails
Als je in mappen zoekt, doe dit dan via het Tumbnail View. Op deze manier kan je visueel zoeken. Als je bovendien nog een afbeelding of een herkenbaar logo op de eerste pagina van je document hebt staan, gaat het eens zo snel.  Om te weten hoe je je folders in Thumbnail View ziet, kan je kijken in de Windows Help en HowTo

 

Geef je mappen een kleur!
Folderico is een gratis programmaatje waarmee je erg gemakkelijk de kleur of het icoontje van je folders kan wijzigen.
Klik hier voor meer uitleg en voor download!

Heb jij nog andere tips om je folders en files overzichtelijk te houden ?
Als je wil, mag je ze hier achterlaten voor de andere lezers.
Alvast bedankt!

Soortgelijke artikels: