In een eerder artikel schreef ik al dat mailen één van de belangrijkste manieren van communicatie geworden is in het hedendaagse bedrijfsleven.

Email etiquette

 

We doen het zo dikwijls dat het sturen van een mail bijna op automatische piloot gebeurd. We zijn er niet meer met onze volledige aandacht bij en dan bestaat het gevaar dat we fouten beginnen te maken.

Hieronder een overzicht van onschuldige fouten die dikwijks gebeuren als we minder opletten.
Als je dit soort fouten maakt, kom je uiteindelijk niet erg professioneel over.

1. Bijlage vergeten.

Deze fout gebeurt dikwijls.

a) Je verstuurt een mail en je bent zelf de bijlage vergeten.
b) Soms krijg je een mail en iemand verwijst naar een bijlage. Je merkt dat deze er niet aanhangt. In het beste geval weet de verzender dit ook en krijg je direct een extra mail. Anders moet jij de verzender nog eens mailen en vragen of je de bijlage kunt krijgen.

tip : Maak er een gewoonte van om de bijlage al aan de mail te hangen, nog vóór je de mail begint te schrijven.

Nog een andere fout is om de verkeerde bijlage te sturen. Dat is pas echt onprofessioneel. Geef je documenten altijd een duidelijke naam. Zo vind je ze sneller terug.

tip : Als je een bijlage aan je mail hebt gehangen, open de bijlage dan nog eens vanuit je mail. Zo kan je controleren of je echt wel de juiste bijlage gaat versturen.

2. Irrelevante mails sturen

  • Mopjes en grapjes
  • nieuwsbrieven
  • Kettingbrieven
  • Foto’s van je vakantie en kinderen

Gebruik voor dit soort zaken je persoonlijke mailaccount.

3. Een mail sturen als je boos bent

Soms krijg je een mail waarvan de boodschap je niet onberoerd laat. Je eerste reactie is dan om onmiddellijk te antwoorden.

Doe dit niet. Laat je emoties even bezinken. Praat desnoods met een collega of vriend over de mail. Je krijgt hierdoor soms een ander inzicht in de mail. Probeer emoties achterweg te laten als je moelijke mails moet beantwoorden.

4. De reply-all fout.

Je krijgt een mail die nog naar anderen gestuurd is. Je wil even off-line iets bespreken met de verzender en je drukt per ongeluk op reply-all. De mail komt bij iedereen terecht. Oeps.

Denk even na voor je een mail wil replyen.

5. De mail is verstuurd en je was nog niet klaar

Soms gebeurd het dat we een mail per ongeluk versturen, terwijl de mail nog niet klaar is.
Als je tijdens je werk wordt gestoord door collega’s of klanten, kan het gebeuren dat je aandacht wat verslapt. Je moet een aantal keer van scherm verwisselen, enz… Voor je het weet is die mail per ongeluk weg.

Dit komt niet bepaald professioneel over. Je moet de mail nog eens versturen en misschien was je eerste mailtje gewoon nog een klad-versie…

Voeg het adres van de ontvanger pas toe als je helemaal zeker bent dat de mail klaar is.
Heb je alles gezegd wat je moest zeggen ? Heb je alle fouten nagekeken ?

Soms gebeurt het dat we op een document een mailadres vinden dat we willen gebruiken. We kopieren dat adres en het eerste wat we doen is dit adres  in het to-veld plakken.
Doe dit niet direct. Plak het dsnoods even in de body van je mail.

6. Je mail niet nakijken

  • Kijk na op spellingsfouten.
  • Kijk na of je alles hebt gezegd wat je wou zeggen.
    Kan de ontvanger iets doen met je mail ? Heeft hij alle informatie die hij nodig heeft ?
  • Als je cijfers doormailt, kijk ze zeker even na.
  • Vergeet de bijlage niet

7. Na een periode van afwezigheid

Je bent een aantal dagen of weken niet op kantoor geweest. Als je dan terugkomt, hebt je enorm veel mail. Begin niet direct zomaar mails lukraak te beantwoorden zonder eens naar de andere mails in je inbox te kijken.

Misschien kom je een mail tegen met een probleem van een collega.
Antwoord niet direct, maar kijk even na of je geen andere mail hebt (met een later tijdstip) waaruit blijkt dat er al een oplossing is.

Misschien krijg je een vraag van een klant.
Kijk even na of iemand anders van het team deze vraag al niet heeft doorgespeeld. Zo vermijd je tijdverlies door het werk dubbel te doen.

 

Andere tips zijn altijd welkom!

Soortgelijke artikels: