Herken je dit ?

Je bent geconcentreerd bezig. Je werk loopt op rolletjes. Je zit helemaal “in the zone”

En dan… steekt een collega zijn hoofd door de deur en begint over zijn kinderen te vertellen.

Je onderbreekt je werk waar je mee bezig was en maakt een praatje met je collega. Daarna loopt hij weer verder en begin jij weer waar je was gebleven.

Dan… gaat de telefoon.

Je neemt op, praat even met de beller en al snel merk je dat de persoon aan de andere kant van de lijn eigenlijk iemand anders nodig heeft. Je verbindt de beller door.

Je wil weer verder werker maar je stelt vast dat je die concentratie waardoor je een kwartier geleden nog volop  100%  door bevangen was, nu volledig verdwenen is.
Het duurt een paar minuten voor je weer terug volledig mee bent.

Open space

Waar je ook werkt, wat je ook doet, er zijn veel situaties waar het soms nodig is om totaal geconcentreerd en gefocused te kunnn werken.

Het probleem is dat er tegenwoordig in veel werkomgevingen geen plaats meer is om enkele uren ongestoord alleen te werken. In de jaren 80 van de 20ste eeuw begon men over te schakelen naar de open space offices.

Dit zou niet alleen betere arbeidsomstandigheden bewerkstelligen, maar ook de communicatie verbeteren en een grotere flexibiliteit mogelijk maken. De nadelen echter waren een scherpere sociale controle en een gebrek aan concentratievermogen door allerlei vormen van lawaai.

Werken zonder focus te verliezen

Het lijkt of we geen grip meer hebben op de onderbrekingen gedurende de dag.

  • Je kan je collega’s niet wegzappen,
  • we zijn de hele dag via verschillende lijnen bereikbaar (vast toestel, gsm, …) en
  • onze inbox staat de hele dag open.

Hoewel je onderbrekingen en afleidingen niet kan elimineren, kan je ze wel verminderen.

Hieronder vind je een aantal tips…

#1: Doe de deur dicht

Dit werkt natuurlijk alleen maar ALS je een deur hebt in je bureel. Tegenwoordig zijn de meeste werkvloeren allemaal open space.
Als je een deur hebt, doe ze dan toe.De deur houdt afleidingen zoals lawaai en levendige conversaties tussen collega’s buiten.

Als je bij het beleefde-type hoort, kan je eventueel een A4-tje aan de deur hangen zodat je collega’s weten dat je tot dat bepaalde uur echt geconcentreerd wil werken aan die bepaalde taak.

Als jouw bedrijf achter de open space cultuur staat , kan je eventueel eens polsen bij je collega’s of zij soms ook af en toe behoefte hebben aan een afgesloten ruimte om voor een korte periode echt geconcentreerd te werken.
Als je voldoende respons hebt, kan je dit eventueel eens aankaarten tijdens een bestuursvergadering of een teammeeting.

#2: Draag een hoofdtelefoon zodat je je collega’s niet hoort.

  • Collega A heeft een verschrikkelijk irriterend geluidje wanneer hij een nieuwe mail krijgt.
  • Collega B eet graag elke middag een appel, op erg luidruchtige manier.
  • Collega C drinkt zijn koffie graag erg heet (“ dan smaakt hij beter”) en maakt slurpgeluidjes
  • Collega D mompelt een beetje als hij bezig is met zijn dagelijkse spreadsheet

Herkenbaar ? Natuurlijk.
We hebben allemaal zo’n collega (of misschien zijn we zelf wel 1 van bovenstaande collega’s zonder dat we ons hier van bewust zijn.)

Toch kunnen bovenstaande voorbeelden erg afleidend zijn en hoe meer we ons eraan ergeren, hoe storender ze worden.

Als je steeds afgeleid wordt, zet dan die hoofdtelefoon op.
Je kan naar muziek luisteren maar dat hoeft zelfs niet. Je hebt geen last van storend achtergrondlawaai en je collega’s snappen ook dat jij nu even alleen wil verder werken.

#3: Zeg gewoon “Kan je binnen 10 minuten terug komen?”

Het gebeurt dikwijls dat een collega even iets komt vragen. Hulp bij een programma, uitleg over een dossier, ….

Als je echt even gefocused bezig bent, is het absoluut niet onbeleefd om te zeggen “Kan je binnen xx minuten terug komen ? Ik ben met iets belangrijk bezig en ik wil dit even snel afwerken.”

De kans is groot dat men dit niet erg vindt en even zal wachten. Beter nog , misschien probeert die persoon tijdens het wachten toch nog om het zelf op te lossen en vindt hij wel de oplossing. Of een andere collega die wel direct kan helpen.

Als het echt dringend is, dan zal men je hiervan welovertuigen dat je direct moet helpen.

#4: Laat je telefoon rinkelen en op voice mail overgaan

Is het echt nodig om elke telefoon direct te beantwoorden ? We nemen onze telefoon dikwiijls gewoon op, als een soort van automatisch reactie. De telefoon rinkelt en ons hand is al vertrokken.

We denken dikwijls dat de telefoon een onmiddelijke reactie verwacht (zoals bij email)  maar is dat wel zo…?

Laat de beller een boodschap inspreken. Als je in een belangrijke meeting zou zitten , zou je ook niet opnemen.

#5: Zet Twitter, Facebook, Email, .. af !!

We gebruiken nog veel andere manieren om te communiceren dan alleen maar de telefoon.

Denk maar aan

  • je mailbox, ( we hebben er dikwijls twee ),
  • Facebook voor de vrienden,
  • Twitter om op de hoogte te blijven van wat er gebeurt in domeinen die je interesseren,
  • Zakelijke contacten via LinkedIn,

Via al deze kanalen komen constant boodschappen binnen en deze kunnen je echt afleiden. Soms is het ook een beetje verslavend om die bepaalde persoon te volgen of om een actuele gebeurtenis echt op de voet te volgen via Twitter.

Zet Twitter, Facebook en co af en concentreer je op je werk. Nadien kan je jezelf belonen met  wat extra Social-Media-Time J

#6: Ga eens wat vroeger naar kantoor

Deze is een beetje drastisch, daarom heb ik hem als laatste bewaard. Het is ook niet altijd gemakkelijk om vroeger naar kantoor te vertrekken als je thuis nog vanalles moet organiseren, .. Wie kinderen heeft, begrijpt dit maar al te goed.

Wie vroeg op kantoor is, kan profiteeren van een (paar) uur ongestoord werken.
Als je weet dat je een moeilijk en lange taak hebt, kan deze misschien inplannen voor de eerste werkuren van de dag.

Heb jij nog andere tips om afleidingen tijdens het werk tegen te gaan ? Of heb je een van de bovenstaande tips als een geprobeerd ? Wat was jouw ervaring ?

Soortgelijke artikels: