Een rommelig bureau is een teken van creativiteit en verbeelding. Dit is toch –ahum- het excuus dat ik soms zelf gebruik als ik naar de stapels papier, de snoepwikkles en de lege flessen San Pelligrino kijk.

De waarheid is dat ik soms lui ben. Dus, af en toe, krijg ik een aanval van “opruimeritis” en begin ik alles weer netjes op zijn plaats te leggen.

Mijn ervaring is dat – hoe georganiseerder je werkplaats is – hoe langer alles mooi op zijn plaats blijft liggen. Hoe langer het duurt voor alles weer rommelig wordt.

Hieronder een eerste stap om alles mooi en ordelijk te organiseren.
De volgende stappen zal ik binnen een paar dagen posten, maar dat zal enkel te lezen zijn voor de leden van deze blog.
Schrijf je in! Het is gratis en duurt een minuutje.

bykst / Pixabay

Tip 1. Orden je papieren volgens een systeem

De grootste stapel rommel op een bureau bestaat uit papieren.
De bedoeling is om alles een vaste plek te geven

Eerste stap: We zetten een systeem op waarin we nadien onze documenten gaan organiseren.

Dit heb je nodig :

  • Inbox
    Dit is een doodgewone postbak. Je vindt ze in alle kleuren en ze zijn mooi te stapelen. Leg je documenten die nog geen plaats hebben, hierin. Het kan vanalles zijn: folders, memo’s, post-it’s, kopieën, ….
  • Voorlopig vak
    Op je Inbox zet je een andere postbak, waarin je zaken legt die “on hold” zijn.
    Deze zaken ben je nog niet begonnen of zijn nog niet klaar. Dit kunnen artikels zijn waarmee je bezig bent, ontwerpen voor toekomstige plannen, evenementen die je gaat bijwonen,….
  • Dossier met lopende zaken
    Merlin Mann van 43 Folders beveelt een A tot Z accordeon file aan. Steek papieren die een actie vragen,  die langer dan 2 minuten duurt, hierin. Dit kunnen formulieren zijn om in te vullen, artikelen om proef te lezen,…
    Een andere mogelijkheid:
    Je kan ook een tickler file gebruiken.
    Wat is dit ? Het is een systeem dat uit 43 folders of mappen bestaat: 12 voor elke maand en 31 voor de verschillende dagen.
    Hierin steek je je papieren die actie vragen op een bepaald tijdstip. Voor meer info, klik op deze link, of lees meer in de handleiding van Merlin op zijn site 43 Folders
  • Huidige projecten
    Gebruik een apart bakje voor je huidige, lopende projecten. Je steekt elk project in een aparte map/folder, al dan niet in een andere kleur.
  • Ladenkast of dossierkast
    De afgelopen projecten, algemene brochures of documenten die je niet regelmatig nodig hebt, steek je in een kastje. Hier kan je desnoods ook met een systeem van mappen werken.
  • Vuilbak – shredder
    Zelf zal ik niet dikwijls papier weggooien. Ik leg het op een aparte plaats en gebruik het eerst nog als kladpapier.
    Toch, maak plaats voor een plek waar je zaken die je niet meer gebruikt, direct kan wegdoen. Zo voorkom je onnodige rommel.

Tweede stap: Verwerk, organiseer en controleer.

Nu ben je geïnstalleerd en kan je je bureau beginnen opruimen.
De stappen hieronder zijn gebaseerd op het GTD-systeem van David Allen.

 

1. Verwerk:
Leg alle papieren die je vindt , in je IN-doos. Als het er niet in past, leg je het ernaast.

Neem elk papier afzonderlijk vast en vraag jezelf af : “Wat kan ik hier nu mee doen”

  • Als het minder dan 2 minuten duurt –> Doe het direct
  • Als je niet de juiste persoon bent om het doen –> Delegeer het, stuur het aan iemand anders
  • Als het langer dan 2 minuten duurt –> Steek het in je Lopende Zaken.
  • Is het project gerelateerd –> Verhuis het naar de Huidige Projecten.

2. Organiseer:

Als het papier niet onmiddelijk leidt tot een actie…

  • Gooi het weg
  • Leg het in het Voorlopig Vak, als je het nog moet laten bezinken
  • Archiveer het in je ladenkast voor later

Als je op deze manier door je INBOX gaat, zal de inhoud uiteindelijk verminderen en wordt alles mooi georganiseerd.

3.Controleer/Review

Het belangrijkste van dit systeem is om controles in te lassen, zodat je je Inbox blijft verwerken en je papieren blijft organiseren

  • Dagelijks.
    Ga dagelijks door je Inbox. Op het einde van de dag zou deze leeg moeten zijn en zou alles een plaatsje moeten hebben.
  • Wekelijks
    Bekijk op het einde van de week je projecten. Degene die klaar zijn, verhuis je naar je dossierkast.
    Ga door je voorlopige postvak en beslis of je al klaar bent voor de inhoud.
    Als je klaar bent, verwerk ze dan volgens de stappen hierboven. Wat in je vuilbak mag, gooi je weg.
  • Maandelijks
    Ga maandelijks nog eens door je huidige projecten of lopende zaken. Indien nodig, berg alles op, op de juiste plaats.

Dit was al een eerste stap in het opruimen van je bureau.
Begin volgende week verschijnt een vervolg met nog 9 andere manieren om een proper opgeruimde werkplek te krijgen.

Schrijf je in (dit kan rechts bovenaan), dit is GRATIS en dan kan je volgende week het vervolg lezen.

Wie nog tips heeft, mag ze gerust achterlaten.

Bedankt en Succes voor degenen die met het bovenstaande aan de slag gaan.

Soortgelijke artikels: