Het onder controle houden van je inbox kan je productiviteit erg verbeteren.

In dit artikel kan je lezen hoe je je mails kan beheren maar minstens even belangrijk is de inhoud van je mail.

Wat schrijf je , wat verwacht je en hoe verwoord je dat in je mail ?

1. Probeer te begrijpen waarom je een mail wil versturen

Voor je begint aan je nieuwe mail moet je goed weten

  • waarom je deze mail schrijft en
  • welk resultaat je van deze mail verwacht

Als je geen duidelijk antwoord op deze twee vragen weet, moet je misschien nog even wachten voor je de mail verstuurt.

Je hebt zelf al wel meegemaakt dat je mails krijgt die eigenlijk geen echt duidelijke bedoeling hebben. In plaats van dat je de mail kan beantwoorden, roept hij nog meer vragen op.

# Tip 1 : Bekijk je eigen mail eens vanuit het standpunt van de geadresseerde.

Geef je genoeg informatie in je mail zodat de geadresseerde duidelijk weet wat je wil of verwacht?

2. Zo krijg je wat je wil

Ruwweg kan je je werkmail in drie categorien verdelen

a)      mails die informatie geven

  • maandag 10 maart is er een meeting

b)      mails die informatie vragen

  • waar vind ik informatie over project X ?

c)      mails die een actie vragen

  • kan je een rapport over klant Peeters voorbereiden

# Tip 2 : Zorg ervoor dat de geadresseerde direct weet wat voor soort mail hij van je krijgt.

  • Begraaf je boodschap niet onder allerlei overbodige details.
  • Kom in de eerste twee zinnen direct ter zake.

Hoe doe je dat ?
Gebruik een korte zin met een duidelijk onderwerp.
Vermeld waarover het gaat en wat je verwacht.

  • Kan je de finance-meeting van morgen verplaatsen naar 7 april ?
    Denk eraan om de broodjeslunch af te zeggen en deze ook te verplaatsen naar 7 april.

Een mail is geen manier om je romatische schrijverstalent te oefenen.
Hou je mail kort en krachtig.

3. De  Subject line –  onderwerpregel

Je kan het de geadresseerde nog gemakkelijker maken zodat hij snel begrijpt wat je verwacht.

Gebruik een onderwerpregel die duidelijk toont

  • wat je wil
  • waarover het gaat

Tips voor een goede onderwerpregel

  • Kom direct  ter zake
  • Geen verkoperige regels of schreeuwerige regels
  • Geen saaie regel

# Tip 3 : Probeer de belangrijkste elementen  van je eerste zin in de onderwerpsregel te verwerken; een goede onderwerpregel omschrijft het onderwerp van de email.

  • Financiele meeting verplaatst naar 7 april
  • Graag de verkoopscijfers van klant Peeters
  • Hulp gevraagd : problemen met klantenapplicatie

Als alleen de onderwerpregel voldoende is….

Soms is de subject-line al voldoende om je boodschap over te brengen.

  • Meeting van 2 januari gecancelled. Meer info later
  • Collega Janssens is heel deze week ziek

De voorbeelden hierboven spreken voor zichzelf.

# Tip 4 : gebruik EOM

In sommige bedrijven heeft men dan de gewoonte om (EOM) aan het einde van de regel te vermelden. Dit wil gewoon zeggen End Of Message.

  • Meeting van 2 januari gecancelled. Meer info later (EOM)

Zo weet de geadresseerde dat er verder geen andere informatie in de body van de mail staat en verliest hij geen tijd door een lege mail open te klikken.

Deze EOM-regel wordt erg geapprecieerd door mensen die echt veel mails krijgen.
Op deze manier kunnen ze sommige mails al direct wegfilteren.

4. Het plezier van bondigheid als je zelf antwoord krijgt 

Als je te veel werk hebt en te weinig tijd, is het erg deprimerend om mails te krijgen die te veel tekst en nutteloze informatie bevatten.

De echte boodschap staat dan meestal ergens onderaan.

# Tip 5  : Probeer de inhoud van je mail niet groter te maken dan je scherm. De geadresseerde moet de mail kunnen lezen zonder te scrollen.

Probeer je mooie opstel in 1 of twee punten samen te vatten.

Gebruik bullets en nummering om dingen duidelijk te maken. 

Als je echt veel wil bespreken, maak dan voor elke onderwerp een aparte mail met een duidelijke subject line en een beschrijvende, beknopte openingszin.

5. Tijd voor actie

# Tip 6 : Als je om een bepaalde actie vraagt, plaats die dan bovenaan.

Als je mail een actie vraagt, laat die dan duidelijk blijken in de eerste twee zinnen.
Vermeld ook wanneer je die actie verwacht. 

Afhankelijk van de organisatie of het project waar je werkt, kan je misschen overwegen om bepaalde headers toe te voegen aan je mail. Als er dagelijks tientallen mails over hetzelfde project moet sturen, is het misschien gemakkelijk om bepaalde dingen  standaard bovenaan je mail te vermelden.

Bijvoorbeeld

 Deze mail is een :        [ ] vraag             [ ] actie                        [ ] FYI

Antwoord is nodig  :  [ ] ja                   [ ] neen

Tijdsbestek  :              [ ] NU                [ ] vandaag                      [ ] deze week      [ ] nooit

Op deze manier zal je sneller en gerichter antwoord krijgen.

# Tip 7 : Zorg ervoor dat degenen aan wie je iets stuurt , niet moeten raden, wat je nu exact wil.

6. Nog enkele goeie ideeën

 

# Tip 8 : Laat genoeg witruimte

Mensen die veel mailen, zorgen ervoor dat de mail een duidelijke en bondige layout heeft.

  • Werk met bullets en numbering.
  • Hou je paragrafen kort.

Op deze manier kan de geadresseeerde snel door je mail scannen.

# Tip 9 : Antwoord niet op elke mail.

Als je in cc staat, is het niet vereist dat jij actie onderneemt. Meestal is deze mail gewoon ter informatie. Bewaar je mail en verspil niemands tijd door iets zinloos als een dankjewel te antwoorden.

Sommige mensen denken dat ze ondankbaar worden gevonden als ze niet antwoorden met een dankjewel. Bespreek dit desnoods op een projectvergadering. Velen zullen opgelucht en je dankbaar zijn .

Email-ruis is een grote tijdverspiller.

# Tip10  : Mix de onderwerpen en projecten niet door elkaar.

Mix nooit allerlei projecten en topics door elkaar. Hou alles netjes gescheiden. Kies de juiste geadresseerden uit en betrek niet onnodig zomaar mensen of diensten in je mail.

Hanteert jouw organisatie een bepaalde email-policy ? Zijn er regels of richtlijnen om het emailverkeer zo effecient mogeliojk te laten verlopen.
Deel je ervaring hier met de andere lezers.

Bedankt!

 

Soortgelijke artikels: