Wat is het ?

Je begint je werkdag aan een opgeruimd (of leeg) bureau dat je ’s avonds weer proper achterlaat.

  1. ’s Morgens kies je je werkplek, afhankelijk van je agenda.
  2. Overdag leg je niet meer op je werkplek dan wat je denkt nodig te hebben. Is iets klaar, dan ruim je dit op. Niemand werkt immers aan 15 dossiers tegelijk.
  3. Als je ’s avonds naar huis gaat, ruim je alles op. Je werkplek blijft nu leeg en proper achter.

Bij een ideale clean desk policy ligt er ‘s avonds na gebruik in ieder geval niet meer dan een desktop (monitor-toetsenbord-muis) of laptop, een telefoon en een bakje voor pennen en paperclips

 

Waar kan je clean desk tegenkomen ?

  1. In bedrijven waar men werkplekken deelt met (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden.
  2. In bedrijven waar men een werkplek kiest, afhankelijk van bepaalde taken.
  • Technici die enkele uren of dagen per week een bureau nodig hebben.
  • Een agenda volgepland met besprekingen of een agenda boordevol met taken waarbij men geconcentreerd bezig is, vereisen duidelijk een andere soort werkplek.

Waarom Clean Desk ?

  1. In de cultuur van het nieuwe werken zijn er minder werkplekken dan werknemers. Als je wil flexwerken, moeten de werkplekken proper en leeg zijn.
  2. Uitstraling naar de klant toe. Je bedrijf komt professioneel en ordelijk over. Voor sommige klanten van bepaalde bedrijfstakken kan dit ook belangrijk zijn :  zij houden er niet van dat hun gevoelige informatie rondslingert op rommelige bureaus.
  3. Clean desk zorgt voor orde op de werkplek. Het grootste deel van het kantoorlandschap is “open space” en zo creeër je een overzichtelijke en aangename werkomgeving.
  4. Orde in je hoofd : clean desk zorgt niet alleen voor een ordelijke omgeving maar leidt je tijdens het werk ook minder af. Er zijn geen rondslingerende documenten en volle kasten.
  5. Men leert organiseren en plannen: in een bedrijf dat het principe van clean desk toepast, zijn de werknemers beter in plannen en organiseren van werk, dan in een bedrijf waar dit principe niet erg belangrijk wordt gevonden.

Hoe begin je hier nu aan aan ? 

Zelfs als het clean desk principe niet echt wordt toegepast in je bedrijf, kan je dit gewoon voor jezelf doen. Je start hiermee wanneer je zelf wil. Meestal heb je dit ook al wel gedaan vlak voor een vakantie periode. Die paar dagen voor je aan je vakantie begint, zijn dikwijls ideaal om wat papieren op te ruimen.
Ook als een afdeling verhuist naar een andere plaats in het bedrijf, begint men dikwijls heel enthousiast op te ruimen.

  • Ruim stapels papier op: gooi ze weg, klasseer ze of bewaar ze digitaal.
  • Bewaar documenten zo veel mogelijk digitaal.
  • Print zo weinig mogelijk uit. Als het toch nodig is, bewaar deze prints dan niet als je taak klaar is. Ook hier geldt hetzelfde : gooi ze direct weg, of scan ze in, als je denkt dat je ze misschien nog nodig zal hebben.

Heb je al kennis gemaakt met clean desk ? Deel jouw ervaring hier met de andere lezers.

Soortgelijke artikels: