• Pen en papier
• Online webapplicaties
• Smartphone

Eigenlijk maakt het allemaal niet uit wat je gebruikt.
Wat belangrijk is dat jij je er goed bij voelt.

Kies niet voor een online applicatie met veel toeters en bellen als je je niet comfortabel voelt bij het gebruik van een pc.

Kies ook geen grote planner die je hebt afgeprint, als je hem toch niet zal gebruiken.

Hieronder vind je misschien een paar tips om tools of middelen te kiezen die wel bij je passen.

Kies iets waarvan je houdt

Je eigen smaak en voorkeur is erg belangrijk.
Hoe beter jij je voelt bij het gebruik van je tools , hoe meer en hoe beter je deze zal gebruiken.

Kies iets wat je kent

Kies tools waarvan je weet dat je ermee zal kunnen werken.
Het is niet omdat je ervan houdt ( zie hierboven ) dat je er ook efficient mee kan werken.

Kies voor de eenvoudigste oplossing

Vermijd tools met te veel toeters en bellen die je uiteindelijk toch niet zal gebruiken.

Maak het onderscheid tussen complexiteit en effectiviteit.
Kies niet voor te ingewikkelde tools en gadgets die je uiteindelijk meer tijd kosten dan tijd besparen.

Vermijd te veel tools

Gebruik niet te veel verschillende tools.
Probeer het aantal time management tools te beperken.
Met te veel tools krijg je overlappingen of mis je bepaalde zaken

Soms moet je nieuwe tools leren gebruiken

Soms kan het gebeuren dat je een nieuwe tool moet gebruiken.
Omdat je een andere functionaliteit nodig hebt. Omdat iemand je een tip gaf

Neem voldoende tijd om je nieuwe tool te leren gebruiken zodat je alle functionaliteit kan gebruiken.

Lees de gebruiksaanwijzing.
Neem de help-functie erbij als je vast loopt.

Hoe beter je je nieuwe tool leert kennen en gebruiken, hoe meer voordeel je er uithaalt.

Wat gebruik jij ?

Eigenlijk maakt het niet uit of je nu pen en papier of de laatste technologie gebruikt.
Wat telt is dat je tools kiest die je ook echt gebruikt, zoals het hoort.

Kies iets waar je je goed bij voelt en waarvan je weet dat je het lange tijd zal gebruiken.
Welke tool gebruik jij en waarom ?

Alleen degenen die niets doen of durven, maken geen fouten!

Alleen mag je niet steeds dezelfde fouten blijven maken ( je weet wel: de ezel en de steen )

Hieronder een lijstje met 8  fouten die, iedereen wel eens af en toe maakt

Fout #1  : Je hebt eigenlijk niet echt een timemanagement systeem

Velen zijn gefrustreerd over hoe ze met hun taken en werk omgaan en hebben het moeilijk met het managenvan hun tijd. Achteraf blijkt dan dat ze eigenlijk niet echt een duidelijk timemangement systeem gebruiken.

Kies voor een goed systeem waarbij je je werk en taken kan controleren.

Fout #2  : Je kiest de verkeerde tools

Kies de tools die je ook echt wil gebruiken en laat je mening niet beïnvloeden door anderen.

Kies iets waar je je comfortabel bij voelt en dat je ook echt kan gebruiken.

Kies niet voor de nieuwste snufjes als je je goed voelt bij pen en papier

Fout #3  : Je begint onvoorbereid aan je dag

Is het je al overkomen dat je ‘s morgens aan je bureau zit en nog niet echt weet wat je allemaal zal doen?

Heb je die meeting voorbereid?
Welke informatie heb je nodig?
Waar moet je zijn ?

Probeer er een gewoonte van te maken om aan het einde van je werkdag even de tijd te maken om je agenda of planing voor de volgende dag te overlopen.
Deze gewoonte kan een groot verschil maken.

Fout #4  : Je verspilt tijd aan een probleem dat je al eens hebt opgelost

Ben je bezig met iets dat je zes maanden geleden ook al eens hebt gedaan?
Als je iets ingewikkeld of nieuw doet, maak dan even tijd om alles goed te documenteren.

Maak een printscreen of leg even je stappen vast.

Klasseer je documenten op een logische plaats zodat je het snel terug vindt .
Als je dit probleem nog eens tegen komt, zal je de volgende keer geen of minder  tijd verspillen

Fout #5  : Je hebt je tijd verkeerd ingeschat

Je wil iets afwerken in 30 minuten en uiteindelijk duurt het meer dan een uur.

Zorg ervoor dat je steeds voldoende tijd inplant en hou er zeker rekening mee dat nieuwe taken altijd meer tijd in beslag nemen.

Fout #6  : Je laat je todo list links liggen

Vol goede moed maak je een todo list maar je gebruikt deze  uiteindelijk niet .
Je lijst gaat verloren in de hoop papier op je bureau.

Kijk regelmatig naar je todo lijst.
Deze lijst houdt zorgt ervoor dat je het juiste spoor blijft.

Fout #7  : Je gebruikte veel kalenders

Is het je al overkomen dat je een afspraak miste omdat die afspraak in een andere kalender stond?

Gebruik slechts 1 kalender.

Fout #8  : Je doet het niet onmiddellijk

Stel je je werk uit omdat je op een beter ogenblik wacht? Of op meer tijd ?

Stel je werk niet uit tot morgen!

Een directe aanpak is nog altijd beter dan geplande actie in de toekomst.

Zijn deze fouten herkenbaar voor jou ?
Wat doe jij eraan ?

Heb je zelf nog andere ervaringen ?

In onze werkomgeving worden we dagelijks met problemen en uitdagingen geconfronteerd. Dit hoeft niet noodzakelijk negatief te zijn.

Problemen zijn er om opgelost te worden. We kunnen ervan leren en onszelf verbeteren.
Daarom is het belangrijk om de juiste antwoorden te krijgen. Maar … om de juiste antwoorden te krijgen, moeten we ook de juiste vragen stellen.

Hieronder vind je 5 tips die van pas kunnen komen als je op zoek bent naar bepaalde informatie of gegevens

#1 Stel open vragen

Een gesloten vraag is een vraag met een ja of nee-antwoord. Zo’n vraag lokt geen discussie uit en getuigt niet altijd van een open visie.

Door het stellen van een open vraag, krijg je meestal interessantere antwoorden.

Gesloten vraag :
>>> Is het resultaat goed ?
Open vraag :
>>> Ben je tevreden over het resultaat en wat kan er eventueel verbeterd worden ?

#2 Laat je niet verblinden door veronderstellingen van anderen

Soms trekken we bepaalde conclusies die gebaseerd zijn op veronderstellingen en dan kan het al eens gebeuren dat we de verkeerde beslissingen nemen.

Soms is het beter om even stil te staan bij bepaalde zaken.
Vraag jezelf eens af waarom er wordt uit gegaan van die bepaalde veronderstelling.
Wat is de achterliggende reden ?
Wat is er vroeger allemaal gebeurd ?

Probeer deze veronderstelling te analyseren zodat je de situatie volledig begrijpt.

Veel fouten gebeuren door bepaalde veronderstellingen zomaar aan te nemen.

#3 Er zijn altijd verschillende versies

Soms krijg je slechts 1 versie van het verhaal mee. Achteraf moet je dan soms een beetje beschaamd toegeven dat je eigenlijk maar de helft van het verhaal kent en zelf verkeerde conclusies getrokken hebt.

Het overkomt ons allemaal wel.
Luister naar alle kanten van het verhaal

#4 Begeleid je collega’s zoals een mentor doet

Een goede manier om je mensen te begeleiden en te ondersteunen is door het stellen van vragen in plaats van gewoon te zeggen wat ze moeten doen.

 Het is natuurlijk heel gemakkelijk om je medewerkers gewoon te zeggen wat ze moeten doen maar je bereikt veel meer als je je medewerkers zelf aan het denken zet. Laat hen meedenken en je krijgt soms andere en originele invalshoeken.

#5 Feiten en geruchten

• Soms weet je iets omdat je de feiten kent.
• Soms denk je dat je iets weet.

Dit zijn twee verschillende dingen!

Soms neemt men beslissingen die niet op feiten gebaseerd zijn maar op wat men “denkt” te weten. Als je denkt dat je iets weet of dat iets waar is, probeer dan de bron eens te achterhalen.

Als je geen directe bron kent, is het misschien tijd om even te dubbel checken.

#6 Stel geen vragen en luister gewoon

De eerste tip ging over het stellen van open vragen. Soms echter kom je ook veel te weten door gewoon te luisteren naar mensen.
Zeg zelf niet veel maar luister met aandacht naar je collega’s.  Je zal merken dat men vrijwillig soms veel meer informatie deelt, dan wanneer je er zelf op een directe manier zou naar vragen.

Tot slot…

Als je vragen stelt, schrijf dan zoveel mogelijk op.
Zo toon je ook respect aan degene aan wie je de vragen stelt. Als je alles opschrijft, heb je later ook iets om op terug te vallen.

Down time is de tijd die je verspilt in de wachtzaal van de dokter, aan de schoolpoort of in de file.
Maak gebruik van deze tijd en luister bijvoorbeeld naar een audio boek.

Op audible.com vind je al een mooi aanbod van allerlei audiobooks.

Wie positief denkt, maakt de juiste keuzes en heeft meer energie om de uitdaging aan te gaan.

6 eenvoudige manieren om positief te blijven

#1: Probeer altijd de positieve kant te zien

Begin niet meteen te klagen als de dingen niet gaan zoals je verwachtte.
Probeer in alles een positieve kant te ontdekken.

Bijvoorbeeld

• Als je  trein vertraging heeft, heb je gewoon wat extra tijd om een boek of magazine te lezen of om naar je favoriete muziek te luisteren.
• Je hebt voor de eerste keer een nieuw recept geprobeerd en het is mislukt.
  Alleen zó weet je tenminste wat je de volgende keer opnieuw en beter kan doen.
• Je bent een dossier kwijt. Begin niet te klagen en te panikeren maar bekijk dit als een mogelijkheid om eindelijk eens tijd te maken om al je documenten te organiseren.
• Soms zijn klachten van klanten manieren om bepaalde fouten in je systeem te ontdekken.
  Neem de klacht serieus en verbeter je eigen procedures.

#2: Vermijd negatieve mensen

Het gebeurt dikwijls dat we opgewekt en blij aan onze dag beginnen.
Maar dan ergens gedurende de dag laten we ons beïnvloeden door anderen die altijd klagen.

Collega’s klagen

• over het werklast,
• over het management,
• over andere colega’s,
• …..

Ze vinden overal wel iets om over te klagen.
Zelf hebben we af en toe ook wel een kleine frustratie en dan is het erg gemakkelijk om je mee over te geven aan deze negatieve manier van denken en klagen.

#3: Wees je problemen voor

Sta eens stil bij de volgende vraag : Wat doe jij met zaken die

• je humeur verpesten
• je boos of ongelukkig maken
• je met frustratie achter laten

Sommige mensen hebben de neiging om het probleem gewoon te negeren.
Ze denken dat het zo wel zal over gaan. ( en dat werkt zo …. af en toe)

 Probeer moeilijk of terugkomende problemen niet uit de weg te gaan. Probeer je problemen proactief op te lossen.
Laat de dingen niet uit de hand lopen.

Misschien kan je het eigenlijke probleem niet oplossen maar door de handen uit de mouwen te steken, houd je wel de controle en het overzicht over de situatie.

 Hier lees je meer over wat je kan doen om proactiever te worden

#4: Kies voor kleine en haalbare uitdagingen

Soms hebben we zo’n goed gevoel over onszelf en zien we alles door zo’n grote roze bril , dat we denken dat we alles kunnen.
We maken grote plannen en kiezen voor de grote uitdaging.

Als de euforie wat bezinkt, merken we dat die uitdaging eigenlijk toch niet echt haalbaar is en we laten onze wilde plannen vallen.
Het is zeker okay om voor je droom te kiezen maar maak de uitdaging niet te groot.
Verdeel je plannen in kleinere en haalbare doelen. Desnoods koppel je aan elke stap een deadline.

Op deze manier zie je ook dat je vooruitgang boekt.

Er is een groot verschil tussen

• Tegen volgend jaar wil ik 20 kilo afvallen of
• Ik zal elke maand 1.5 kilo gewicht verliezen

#5: Help iemand

Een heel eenvoudige manier op je beter te voelen is daar iemand anders te helpen.

• Geef je nieuw collega wat extra informatie
• Help je buurman met boodschappen
• Maak wat extra tijd voor je vrienden
• Verwen je partner door een lastig klusje over te nemen

Doe iets met dat beetje extra vriendelijkheid.

#6: Focus op alles wat nu al goed is

Zoals ik in tip 2 al zei, is het soms erg gemakkelijk opm je te laten meeslepen dat de negativiteit van anderen.
Zo is het ook gemakkelijk om je te focussen om de minder fijne dingen in je leven; kleine frustraties op het werk, een probleem in je gezin, …..
Als je je teveel richt op deze kleine problemen, geef je ze meer aandacht dan ze verdienen.

Richt je aandacht op alles wat nu al goed is in je leven en maak het nog beter!!

Dit kan zijn

• Je hebt een goede relatie en je wil tijd maken om regelmatig samen te eten
• Er zijn bepaalde taken op je werk die je erg graag doet en je wil je daarin nog verbeteren.
• Je kookt erg graag in je gaat tijdens de weekends nieuwe recepten uitproberen.

Maak zoveel mogelijk tijd voor de fijne dingen in je leven en je zal merken dat het gemakellijker wordt om positief te blijven

Wat doe jij om positief te blijven  ?
Deel je ervaring en je tips met de andere lezers.
Alvast bedankt!

Iedereen kent de periodes waarin we te maken hebben met stress die veroorzaakt wordt doordat we het het overzicht verliezen.

• We hebben te weinig tijd om dat rapport af te werken
• We moeten een aantal belangrijke persoonlijke financiele documenten invullen en we vinden ze niet terug in onze persoonlijke administratie

Hieronder een aantal middelen die je misschien kunnen helpen om terug wat orde in de chaos te brengen.

Je online leven

1. Dropbox

Een online dienst waar je al je foto’s, documenten,videos, …. kan bewaren. Alles wordt gesyncroniseerd met je computer, smartphone, …

Je kan ook je files delen met anderen.

Rondleiding door Dropbox

2. Remember the Milk

Een online plan- en taakmanager die je via SMS of mail herinneringen stuurt.

Meer lezen …

3. Evernote

Evernote maakt het eenvoudig om grote en kleine dingen te onthouden uit alle facetten van je leven, met behulp van je computer, telefoon en het internet.
Je bewaart al je zaken, je hebt van bijna overal toegang en je vindt alles snel terug.

Evernote Gallerij

Je werk

4. GTD of Getting Things Done of ”The Art of Stress-Free Productivity”

In dit boek lees je alles over GTD, de productiviteitsmethode van David Allen

Lees ook

GTD of Getting Things Done : wat is het ?

Prioriteiten stellen,  wat doe je en wat doe je later

In deel twee lees je meer over de doe-nu taken en in deel drie krijg je tips om de doe-later taken aan te pakken.

 GTD Times , dit is de titel van David Allen’s blog, waarop je kan lezen over zijn persoonlijke ervaring met tools en GTD-ondersteunende technologie.

5. Inbox Zero

Inbox Zero

6. Tungle.me

Tungle.me is een tool waarmee je erg gemakkelijk meetings kan plannen en beheren.
Je verliest geen tijd meer door eindeloos over en weer te mailen/bellen voor een geschikt tijdstip.

Meer informatie vind je hier  

Voor al de rest

7. Genius Scan

Genius Scan is een zak-scanner voor je iPhone waarmee je in een paar seconden je documenten ( zoals recepten, visitekaartjes, … ) kan scannen en versturen in .pdf-format.

Lees meer over Genius Scan ….

8.  7 eigenschappen van effectief leiderschap.

Dit is een boek van Stephen R. Covey

In dit boekt vertelt de schrijver hoe we de kwaliteit van ons werkende leven, privé-leven en gezinsleven kunnen verbeteren. Zijn filosofie is van alle tijden en spreekt nog steeds nieuwe generaties aan.

9. Lifehacker.com

Lifehacker.com

Op deze website vind je elke dag nieuwe artikelen met tips en tricks over organisatie en productiviteit, zowel voor thuis als op het werk.

10. Taking Control : The Organizing Podcast

Taking Control : The Organizing Podcast

Hier vind je elke week een nieuwe podcast over

• organiseren en opruimen, zowel thuis als op je werk
• gezonde gewoontes in je leven te introduceren,
• het verminderen van stress
• het onder controle houden van je eigen leven

Wat zijn jouw favoriete boeken en tools die je al geholpen hebben bij het organiseren van je werk en je leven ?

Vandaag een link naar de website van NewBroom.
Hier vond ik een artikel over de vloek én de zegen van onze mobiele bereikbaarheid.

Vroeger was iemands werkdag – uitzonderingen en specifieke beroepen daargelaten – redelijk voorspelbaar.
Je begon op een bepaalde tijd, had pauze op een vaste tijd en ging naar huis op een vaste tijd.
Met een beetje mazzel kwam zelfs de koffiejuffrouw op een voorspelbaar moment voorbij, tijdens je werkdag.  Lees verder…

Je hebt de zogenaamde

• Praktische lijstjes zoals boodschappenlijstes, lijsten met taken die je moet afwerken
• Informatieve lijstjes met top 10 boeken die je in 2012 gelezen moet hebben,…

Waarom houden we zo van lijstjes

-  1 –  Lijstjes brengen orde in chaos

David Wallechinsky, co-auteur van het bekende “Book of Lists” zei

“People are attracted to lists because we live in an era of overstimulation, especially in terms of information, and lists help us in organizing what is otherwise overwhelming.”

-  2 –  Lijstjes helpen ons om dingen te onthouden

• Kadootjes voor kerstmis
• Dingen die we moeten inpakken voor de jaarlijkse zomervakantie
• Klusjes die we zeker deze week nog moeten afwerken

Checklists zorgen ervoor dat we weten wat we al gedaan hebben en wat we nog moeten doen.

-  3 –  Lijstjes zijn meestal eindig.

Een lijstje of checklist is iets wat je afwerkt.
Je vinkt de dingen die op je lijstje staan af. Een lijstje is niet eindeloos.

Een lijstje volledig afwerken geeft een erg voldaan gevoel.

-  4 –  Lijstjes maak je zo lang (of kort ) als je zelf wil

Een lijstje maak je zo lang als nodig is.

Kijk eens op deze site : Listverse - Ultimate Top10 Lists 

Deze site bevat meer dan 1580 artikelen met allerlei soorten lijstjes.
Sommige lijstjes zijn erg kort en andere zijn dan weer meerdere paragrafen lang.

-  5 –  Lijstjes zorgen ervoor dat de stress vermindert en dat je je beter kan focussen

Je kan niet alles onthouden. Wie dat probeert, kan na een tijdje alleen nog maar denken aan de dingen die hij zeker niet mag vergeten. Op deze manier kan je niet je volledige aandacht geven aan wat echt telt.

Zet alle dingen waar je later nog aan moet denken of waarvoor je later nog iets moet doen, op een lijstje.
Op deze manier moet je je er geen zorgen meer over maken en kan je je focussen op de dingen waar je NU mee aan de slag bent.

-  6 –  Lijstjes en uitstelgedrag

Iedereen stelt wel al eens iets uit tot op het laatstse nippertje. Vooral dingen waa we tegen op zien omdat ze misschien te groot zijn om aan te pakken.  
Door je taken op te schrijven op een lijstje, krijg je een overzicht van wat je te wachten staat.
Splits grote projecten desnoods op in kleinere taken. Het lijstje helpt je om stap voor stap alles af te werken.

Als je echt een geboren uitsteller bent, zal zo’n lijstje je waarschijnlijk niet helpen.
Lijstjes kunnen je ondersteunen als je ook zelf actie onderneemt.
Lijstjes zelf doen het werk niet voor jou.

Werk je ook dikwijls met lijstjes ? In welke situaties ? Werk je met specifieke lijstjes ?
Als je wil, mag je je ervaring altijd delen met de andere lezers van deze site.

Alvast bedankt

Hieronder   tips 22 die je misschien kunnen helpen om wat druk van de ketel te halen.

-1-
Begin vroeg genoeg aan je werkdag.
Zo heb je een voorsprong.

-2-
Werk met een to-do lijstje met taken die je echt moet afwerken. Gebruik deze lijst als een leidraad en vink alles waarmee je klaar bent, af.
Zo houdt je het overzicht en kan je tijdig bijsturen of hulp vragen als alles niet volgens plan loopt.

-3-
Neem een middagpauze!
Sla de lunchpauze niet over. Je kan trouwens niet efficient werken als je niet voldoende energie hebt. Als je niet goed eet, betaal je daar in de namiddag zeker een prijs voor.

-4-
Eet ook niet aan je bureau.
Ga even naar buiten voor wat frisse lucht.

-5-
Lunch met je andere collega’s en praat over zaken die niets met het werk te maken hebben.
Verzet je gedachten. Dit is een zeer goede manier om even te ontspannen.

-6-
Neem regelmatig een korte pauze.
Wie werkt met de pomodoro techniek weet dat die belangrijk is.

-7-
Probeer je collega’s te helpen. Dit geeft je vanzelf een beter gevoel.

-8-
Zoek een mentor of iemand die je kan begeleiden.
Zo sta je er in belangrijke en stressvolle momenten niet alleen voor .

-9-
Zoek iemand met wie je kan praten als er problemen zijn.
Hou niet alles voor jezelf.

-10-
Ken je objectieven.
Wat wil je bereiken ? Wat wil je opofferen  ?

-11-
Zorg dat je op tijd bent voor vergaderingen en afspraken.
Zorg dat je goed voorbereid bent als je naar vergaderingen moet.

-12-
Vermijd negativiteit : Zie problemen als kansen.

-13-
Werk met de 80/20 regel.
De 80/20 regel laat je toe om naar het grote geheel te kijken en naar die 20% te zoeken die echt belangrijk zijn.

-14-
Delegeer indien mogelijk

-15-
Leer om NEE te zeggen als een taak niet belangrijk is.

-16-
Maak gebruik van de kennis en ervaring van je collega’s

-17-
Verlies je vrienden buiten het werk niet uit het oog.
Je leven draait niet enkel en alleen om je werk.

-18-
Verzorg je lichaam.

• Neem voldoende beweging.
• Eet gezonde snacks
• Drink voldoende water

-19-
Ontspan, niet alleen tijdens het weekend.

-20-
Slaap voldoende.

-21-
Neem je werk niet mee naar huis.
Doe wat je kan doen en laat de rest van het werk achter. Morgen is er weer een nieuwe dag. Je werk zal zeker niet gaan lopen.

-22-
Focus op de dingen die je wel fijn vindt als het soms wat moeiljk wordt op het werk.

Vandaag een link naar de website van SoChicken.com.
Als je de mingles op deze website regelmatig leest, zal je merken dat ik al eerder naar deze website linkte.

Hieronder vind je 3 eenvoudige gewoontes om de opbouw van stress te voorkomen.

1. Bewaar het overzicht
2. Neem de tijd om op te laden
3. Vaar mee op het moment

Lees alles in het artikel 3 gewoontes om de opbouw van stress te voorkomen.